Kamis, 28 Oktober 2010

MENANGANI SURAT (MAIL HANDLING)

Surat Masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.
Surat Keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.

Kerugian-kerugian bila surat tidak ditangani dengan baik :
1.       Surat dan informasinya bisa hilang
2.       Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata
3.       Surat sulit ditemukan jika dicari, karena letaknya tidak disusun dengan teratur

Manfaat dari adanya penanganan surat :
1.       Surat akan tercatat dengan baik
2.       Prosedur penanganan surat jelass
3.       Surat akan tersimpan baik, sehingga mudah untuk ditemukan
4.       Rahasia akan terjaga
Pola Penanganan Surat :
                Pola Sentralisasi merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat.
                Pola Desentralisasi   dilakukan disetiap bagian dari unit  yang ada pada kantor

                Perlengkapan Penanganan surat  masuk:
           
1.       Baki Surat (Tray)
2.       Buku Agenda Surat masuk
3.       Lembar Pengantar Surat Masuk, Lembar Pengantar Surat Rahasia
4.       Secreaties Desk File
5.       Alat tulis
6.       Kertas dan Amplop
7.       Alat Pembuka Surat
8.       Stempel
9.       Formulir Tanda Terima/ Buku Ekspedisi Intern dan Ekstern
10.   Lembar Disposisi

Butir Soal :

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan benar !

1.       Sebutkan pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar !
2.       Identifikasikan/sebutkan kerugian-kerugian bila suarat tidak ditangani !
3.       Identifikasikan/sebutkan manfaat penanganan surat !
4.       Jelaskan pola penanganan surat yang kamu ketahui !
5.       Identifikasikan/ sebutkan perlengkapan penanganan surat !


Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda adalah sebaagi berikut : 
1.Penerimaan Surat :
  - Mengumpulkan dan menghitung surat masuk
  - Meneliti ketepatan alamat

                        2.Penyortiran Surat :
   - Memisahkan surat ke dalam surat dinas (biasa, penting,rahasia) maupun surat   
     pribadi

                       3.Pencatatan surat
    - Membaca surat (dinas, biasa, penting)
                            - Memeriksa lampiran-lampiran
                            - Membubuhkan Sampel Agenda
                            - Mencatat surat dalam Buku agenda Surat Masuk

                        4.Pengarahan Surat
                         
                           Menentukan pejabat mana yang harus menangani surat, dengan menyertakan   
                           lembar disposisi (untuk mencatat instruksi pimpinan)
               
                Pengurusan Surat Masuk sistem Kartu Kendali
1.       Prosedur Pengurusan Surat Masuk Penting
a.       Penerimaan surat
b.      Pencatatan surat
c.       Pengarahan atau pengendalian surat
d.      Penyampaian surat ke unit pengolah
e.      Penyimpanan atau penataan arsip

2.       Prosedur Pengurusan Surat Masuk Biasa
a.       Surat-surat masuk dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar  pengantar surat biasa rangkap 2
b.      Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan kepada unit pengolah bersama lembar pengantarnya
c.       Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.

3.       Pengurusan Surat Masuk Rahasia
a.       Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat
b.      Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat
c.       Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah
d.      Pimpinan unit memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2
e.      Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip


          Prosedur Pengurusan Surat Keluar Sistem Buku Agenda
1.   Pembuatan Konsep
Dilakukan oleh pimpinan yang menandatangani surat pada lembaran konsep surat
Dilakukan jika konsep surat dibuat oleh sekretaris/asisten
2.   Persetujuan konsep
                  Pimpinan memberikan persetujuan dengan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep
3.  Pencatatan Surat
Konsep dicatat dalam Buku Agenda Verbal untuk mendapatkan nomor surat
4.   Pengetikan konsep surat
Diketik dengan tembusannya
5.   Pemeriksaan Pengetikan
6.   Penandatanganan Surat
Dilakukan oleh pejabat yang berwenang dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang

7.   Pemberian Cap Dinas
Dibubuhkan di sebelah kiri menyinggung sedikit tanda tangan, harus tegak

8.   Melipat Surat
Surat yang asli dilipat dimasukkan dalam sampul

9.   Penyampulan Surat
Surat yang telah dilipat dimasukkan dalam sampul
Smpul diberi nomor dan diberi cap di sebelah kiri bawah

10. Pengiriman Surat
Surat yang dikirim langsung ke alamat, dan ke kantor pos dicatat di Buku Ekspedisi Ekstern

11. Penyimpanan Surat
                        Tembusan surat disimpan sebagai arsip sesuai dengan sistem penyimpanan (sistem abjad,  
                        subjek, tanggal, wilayah, dan

Surat-surat yang telah diproses diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang
menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku Ekspedisi

Buku Ekspedisi ada dua macam, yaitu :
1.       Buku Ekspedisi Intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri
2.       Buku Ekspedisi Ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan sendiri


No
Tanggal
Kirim
Tanggal dan
No. Surat
Perihal
Ditujukan
kepada
Nama
Penerima
Tanda Rangan









Keuntungan dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail (surat elektronik), antara lain sebagai berikut :
1.       Informasi lebih cepat diterima oleh orang yang dituju
2.       Biaya relatif lebih murah dibandingkan melalui kurir atau pos
3.       Umpan balik (feedback) dapat dilaksanakan secara langsung sehingga cepat menerima balasan
4.       Dapat mengirimkan gambar-gambar atau foto dalam bentuk tiga dimensi sehingga lebih menarik
5.       Dokumen bisa langsung disimpan dalam bentuk soft copy
Kelemahan dari kegiatan surat menyurat liwat e-mail, antara lain sebagai berikut :
1.       Hanya bisa diakses oleh orang yang mempunyai fasilitas internet
2.        Hanya bisa diakses oleh orang yang mengerti fasilitas internet
3.        Dalam keadaan tertentu (jaringan sibuk) proses mengakses menjadi lambat
4.       Dokumen  dapat hilang atau rusak terkena virus
5.       Ketergantungan pada alat (komputer dan jaringan internet) sangat tinggi
Pengelolaan dan Pengiriman Surat melalui E-mail :
1.       Masuk ke dalam situs yahoo sehingga akan terdapat pilihan , yaitu : Mail, Messenger, Puzzles, dan lain-lain
2.       Pilihlah  Mail, dengan cara meng-klik pilihan Mail
3.       Isikan Yahoo ! ID dan Password, yang sudah ada saat Anda membuat e-mail dengan menggunakan yahoo
4.       Pilihlah menu sesuai kebutuhan seperti :
-          Inbox, berisikan surat elektronik dari orang lain yang masuk ke dalam alamat  e-mail Anda
-          Draft, informasi tentang e-mail yang telah Anda buat tapi masih dalam bentuk rencana (draf) dedan belum dikirim ke e-mail orang lain
-          Sent, e-mail Anda telah dikirim ke e-mail orang lain
-          Spam, informasi mengenai e-mail yang masuk ke e-mail anda dalam bentuk spam (informasi yang tidak dikenal) bisa berisi virus, trojan atau worm yang sengaja dikirim orang secara acak
-          Trash, informasi tentang penelusuran dari e-mail yang yang telah Anda kirim atau e-mail yang pernah masuk
Juga terdapat beberapa tab menu sebagai berikut :
a.       Delete, digunakan untuk menghapus e-mail yang sudah lama, tidak dipergunakan lagi/e-mail yang tidak jelas asal- usulnya
b.      Reply, digunakan bila ingin membalas e-mail yang masuk, baik secara perseorangan maupun kelompok
c.       Forward, digunakan bila ingin meneruskan kiriman e-mail yang masuk ke e-mail orang lain
d.      Spam, digunakan untuk memberitahukan tentang e-mail yang masuk dalam bentuk spam/e-mail kemungkinan ditumpangi virus
e.      Move, digunakan untuk memindahkan e-mail tertentu ke dalam folder tertentu
f.        Print, digunakan jika ingin mencetak isi dari e-mail
g.       More Action,  digunakan jika ingin melakukan perintah lain dari e-mail dari berbagai kondisi
h.      View, digunakan untuk melihat secara lengkap e-mail yang sedang dibaca
Cara membuat dan mengirim e-mail dengan menggunakan fasilitas yang ada pada yahoo :
a.         E-mail Message, digunakan juka ingin mengetikkan sebuah e-mail (compose)
b.         Chat, digunakan jika ingin menggunakan fasilitas chatting dengan menggunakan yahoo seperti chatting dengan menggunakan Yahoo massenger (YM)
c.          Text Message (SMS), digunakan jika ingin menggunakan fasilitas dalam bentuk SMS (Short Message Service) layaknya telepon genggam
Saat akan menggetikkan sebuah e-mail, pilih Email Message lalu segera menggetikkan e-mail dalam text editor yang disediakan. Juga terdapar beberapa hal, seperti :
a.       To, digunakan untuk mengetikkan alamat e-mail yang dituju
b.      CC (Copy Carbon), digunkan untuk menggetikan alamat e-mail alternatif
c.       BCC (Blank Copy carbon), sama seperti CC, tetapi tidak ditampilkan di e-mail yang akan dikirimkan
d.      Subject, digunakan untuk membuat judul yang berisi maksud isi e-mail secara global agar si penerima e-mail memahami dan mengerti e-mail yang diterimanya.
Menu yang menjadi fasilitas di menu New Message,  yaitu :
a.       Send, digunakan untuk mengirim e-mail yang telah selesai diketik
b.      Attach, digunakan untuk menyertakan data/informasi dalam bentuk file word, exel, power point, program, image (gambar) ataupun zip file dengan kapasitas memori yang telah ditentukan
c.       Save Draft, digunakan untuk menyimpan hasil pengetikan e-mail sementara sebelum dikirimkan, maksudnya jika ada pengeditan yang akan dilakukan kemudian
d.      Spelling, digunakan untuk memberikan tanda baca tertentu pada e-mail yang diketik dengan maksud memudahkan pengertian bagi si penerima e-mail
e.       Cancel, digunakan untuk membatalkan segala proses yang kita lakukan.

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan benar !
1.       Sebutkan keuntungan mengirimkan surat/dokumrn melalui e-mail !
2.       Sebutkan kelemahan mengirimkan surat/dokumrn melalui e-mail !
3.       Tulislah langkah-langkah membuka e-mail !
4.       Tulislah langkah-langkah mengirim e-mail !
5.       Tulislah langkah-langkah melihat e-mail yang diterima !

 

MELAKUKAN PERTEMUAN

1.            Pengertian  rapat
Berdasarkan Buku Kamus Bahasa Indonesia, Edisi kedua terbitan Balai Pustaka, diuraikan bahawa Rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, siding, majelis sedangkan Diskusi adalah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran menenai suatu masalah.
Berdasarkan Buku Paket Kesekretarisan, karangan Dra. Nunung chozanah dkk, diuraikan bahwa Rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama . rapat adalah bentuk komunikasi kelompok yang bersifat formal sedangkan Diskusi bentuk komunikasi kelompok  dalam bentuk pertukaran atau pendapat mengenai suatu pokok persoalan/masalah dengan maksud untuk mendapatkan keterangan atau pengetahuan yang lebih lengkap. Diskusi  dapat berlangsung formal atau in formal.
Ada beberapa istilah yang berkenaan dengan kegiatan Rapat/Per -temuan menurut Dra. Nunung chozanah dkk, antara lain sebagai berikut:
Bersifat Ilmiah
*     
·   Diskusi
·   Simposium; pertemuan/rapat yang mendiskusikansuatu masalah atau persoalan dimana pesertanya  berasal dari latar belakang keilmuan yang  sama dan menghasilkan suatu karya
·   Seminar; pertemuan/rapat yang mendiskusikan suatu masalah untuk mencapai         
keseragaman pendapat, biasanya pesertanya berasal dari latar belakang keilmuan yang sama bisa juga berbeda.
·   Lokakarya; pertemuan/rapat yang membicarakan suatu masalah/ persoalan dalam perwujudan suatu kehendak/maksud

*      Memecahkan masalah praktis
§  Konferensi; ialah rapat yang biasanya diadakan antar Negara, umumnya dilakukan oleh Kepala Negara atau pimpinan pemerintahan dan lembaga Negara
§  Kongres; rapat yang diadakan oleh Organisasi/ Parpol
§  Musyawarah; rapat/pertemuan untuk menccapai suatu kepentingan bersama di semua tingkat sosial
§  Muktamar; berasal dari istilah bahasa Arab iktamata artinya berembuk atau bertukar pikiran , artinya sama dengan musyawarah tetapi biasanya digunakan oleh organisasi-organisasi Islam sebagai forum tertinggi untuk memecahkan masalah organisasinya
§  Rapat
       *Mencari dukungan
·         Kampanye; biasanya pertemuan yang digunakan oleh Parpol dalam mencari dukungan suara kepada masyarakat.
·         Rapat Akbar; biasaya pertemuan yang digunakan oleh Parpol dalam mencari dukungan suara dari anggota parpol itu sendiri
·         Rapat Umum; biasanya pertemuan yang digunakan oleh suatu organisasi baik formal maupun informal
·         Pengajian; pertemuan yang digunakan oleh masyarakat dalam bidang keagamaan

2.            Tujuan rapat
Beberapa Tujuan diadakannya  Rapat menurut Dra. Ida farida dalam buku Merencanakan dan Melakukan Pertemuan, yaitu:
1)      Memecahkan atau mencari jalan keluat suatu masalah
2)      Menyampaikan informasi, perintah, pernyataan
3)      Alat koordinasi intern dan ekstern
4)      Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi dalam masalah
5)      Menampung semua permasalahan dan arus bawah

Sedangkan menurut Sri Endang dkk dalam Modul Merencanakan dan Mengelola Pertemuan/Rapat, fungsi rapat adalah:
1)      Memecahkan masalah
2)      Menyampaikan informasi
3)      Forum demokrasi, peserta rapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan
4)      Alat koordinasi yang baik antara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi
5)      Sarana bernegoisasi
6)      Ketentuan hukum

3.            Jenis-jenis pertemuan
Agar Mudah untuk mengingatnya jenis-jenis pertemuan terdiri dari:
Diskusi, symposium, seminat, lokakarya, konferensi, kongres, musyawarah, muktamar, rapat, kampanye, rapat akbar, rapat umum, pengajian.

4.              Soal:
1)      Jelaskan pengertian rapat?
2)      Sebutkan tujuan diadakannya rapat menurut Dra. Ida Farida dkk?
3)      Sebutkan fungsi rapat menurut Sri Endang dkk?
4)      Gambarkan peta konsep jenis-jenis pertemuan yang bersifat ilmiah
5)      Apa perbedaan Simposium dan Seminar

     Jenis- jenis rapat, menurut Sri Endang dkk dibagi menjadi:
a)      Menurut Tujuannya, rapat dapat dibedakan menjadi:
·         Rapat penjelasan, Rapat penjelasan adalah rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat. Pimpinan menjelaskan masalah dan peserta boleh  mengajukan pertanyaan.
·         Rapat pemecahan masalah, Rapat pemecahan masalah adalah rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat ini peran peserta sangat besar untuk memberikan saran dan opini yang akan disimpulkan bersama dan
·         hasil kesimpulan yang telah disepakati inilah yang merupakan jalan keluar
·         Rapat perundingan, Rapat perundingan adalah rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak

b)      Menurut Sifatnya, rapat dapat dibedakan menjadi:
·         Rapat resmi (formal), rapat resmi adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat formal akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat
·         Rapat tidak resmi (informal), rapat tidak resmi adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya dijadikan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba-tiba dan harus diselesaikan segera. Para peserta rapat umumnya mendapat pemberitahuan secara langsung
·         Rapat terbuka, rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat rahasia
·         Rapat tertutup, rapat tertutup adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah yang bersifat rahasia

c)      Menurut Jangka Waktunya dapat dibedakan menjadi:
·         Rapat mingguan, dilaksanakan seminggu sekali dan membahas masalah yang rutin
·         Rapat bulanan, dilaksanakan sebulan sekali dan membahas masalah yang terjadi sebulan sekali
·         Rapat semesteran, rapat yang diadakan enam bulan sekali dan memba-has masalah yang terjadi dalam waktu enam bulan dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan
·         Rapat tahunan, rapat yang diadakan setahun sekali. Contoh rapat pemegang saham, rapat dewan komisaris, rapat paripurna dsb
d)     Menurut Frekuensinya dapat dibedakan menjadi:
·         Rapat rutin, rapat yang sudah ditentukan waktunya
·         Rapat insidentil, rapat yang tidak terjadwal biasanya membahas masalah yang sifatnya penting dan harus segera diselesaikan bersama
e)      Berdasarkan buku Merencanakan dan melakukan Pertemuan, Ida Farida dkk jenis rapat ditambah yaitu Menurut Namanya yang dibedakan menjadi:
·         Rapat kerja/ musyawarah kerja, rapat kerja adalah rapat atau pertemua para karyawan dan pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi
·         Rapat dinas, rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di Instansi pemerintah

b.      Syarat-syarat rapat
Rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika pelaksanaannya memenuhi syarat-syarat, menurut Sri Endang dkk  syarat rapat yang baik adalah sebagai berikut:
o   Suasana terbuka
o   Tidak ada monopoli
o   Partisipasi aktif dari peserta rapat
o   Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan
o   Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi
o   Pertanyaan singkat dan jelas
o   Disiplin waktu

Menurut Dra. Ida Farida, syarat rapat  yang baik adalah sebagai berikut:
o   Adanya Persiapan: ada tujuan, acara, waktu, tempat, akomodasi, konsumsi dan media
o   Adanya pelaksanaan rapat yang terdiri dari:
·         Suasana rapat terbuka
·         Para peserta rapat berperan aktif
·         Adanya kendali dari ketua rapat
·         Hindarkan debat kusir
·         Bahasa harus komunikatif
·         Hindarkan monopoli ketika berbicara
·         Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat
·         Adanya notulen
·         Acara rapat
·         media rapat
·         waktu

c.       Unsure-unsur rapat, menurut Dra. Ida Farida dkk terdiri dari:
·         Tujuan rapat, telah dibahas pada pertemuan 1
·         Masalah yang dirapatkan, permasalahan yang dihadapi oeganisasi ada yang ringan, sedang, besar. Ada yang memerlukan penanganan segera dan ada yang bisa ditangguhkan terlebih dahulu. Masalah tersebut tentunya perlu diselesaikan dan salah satu sarana penyelesaiannya dengan mengadakan pertemuan/rapat.
·         Pemimpin rapat, seorang pemimpin rapat termasuk salah satu penentu berhasilnya suatu rapat. Seorang pemimpin rapat harus mempunyai keterampilan berkomunikasi yang baik. Pada garis besarnya pemimpin rapat menurut Buku karangan Sri Endang dkk dapat dibedakan menjadi:
o   Tipe otoriter, cirri-ciri seorang pemimpin rapat yang mempunyai tipe ini antara lain suka memaksakan kehendak, merasa paling berkuasa dan merasa paling mengetahui segala hal sehingga kurang memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya. Hal ini mengakibatkan  suasana kurang hidup para seserta menunggu perintah dari hasil keputusan yang diambil oleh pemimpin.
o   Tipe demokratis, Ciri-ciri seorang pemimpin rapat yang mempunyai tipe ini antara lain bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta untuk mengemukakan pendapat, berperan sebagai pembimbing, pengarah, pemberi petunjuk dan terlibat langsung dalam interaksi kelompok. Keputusan yang diambil oleh pemimpin rapat merupakan hasil musyawarah kelompok. Agak berbeda dengan Open Managemen  pemimpin memberi kesempatan kepada peserta untuk memberikan saran tetapi keputusan tetap berada di pemimpin rapat.
o   Tipe laissez faire, Ciri-ciri seorang pemimpin rapat tipe ini antara lain memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat. Tipe ini bersifat pasif dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung, tidak mempunyai inisiatif dan cenderung sebagai penonton saja sehinggga hasil keputusan biasanya tidak sesuai dengan tujuan rapat
Fungsi Pemimpin Rapat, berperan  penting karena akan menentukan hasil rapat. Fungsi pemimpin rapat menurut Sri Endang dkk, adalah sebagai berikut:
o   Sebagai Pengarah, artinya pemimpin harus mampu mengarahkan jalannya rapat. Arahan dari pemimpin ini diperlukan agar topic/masalah yang dibahas dalam rapat tetap dalam konteksnya, focus dan tidak menyebar ke topik/masalah lainnya.
o   Sebagai Penengah, harus menjadi penengah jika terjadi pertentangan atau perbedaan pendapat di antara peserta rapat, harus bersikap adil, tidak memihak kepad seseoran/kelompok tertentu dan tidak mencari yang salah atau yang benar
o   Sebagai penggerak, artinya harus mampu menggerakkan para peserta rapat agar berperan aktif dalammenyelesaikan masalah agar rapat sesuai dengan kehendak semua.
o   Sebagai Pencari Solusi, artinya harus bertindak mencari solusi jika rapat mengalami kemacetan dan kebuntuan, dituntut memahami masalah yang sedang dibahas, mempunyai pengetahuan,wawasan dan pengalaman yang luas
                 
·         Peserta rapat, peserta rapat pun memegang peran penting dalam sebuah jalannya rapat. Adapu tipe peserta rapat menurut Sri Endang dkk, adalah sebagai berikut:
o   Tipe Pemberi Informasi, tipe ini mempunyai ilmu pengetahuan dan wawasan yang luas serta ingatan yang kuat sehingga sering diberi julukan kamus berjalan
o   Tipe Pemberi Semangat, artinya memiliki kemauan dan kemampuan kerja tinggi sehingga mampu menggerakan oerang lain, mempunyai moral tinggi,, disiplin tinggi sehingga orangnya berwibawa dan disegani
o   Tipe Inisiatif, artinya biasanya akan muncul saat rapat mengalami kemacetan akibat data yang tidak jelas sehingga tipe peserta ini akan memberikan jalan keluar untuk penyelesaian masalah
o   Tipe Pemersatu, artinya selalu mengusahakan persatuan dan kesatuan jika terjadi perbedaan pendapat sehingga sering diberi julukan juru damai, memiliki sifat pengertian, sabar, toleransi, berjiwa besar
o   Tipe Penyerang, artinya selalu menentang pendapat dan tidak setuju dengan pendapat yang lain, gemar menyerang atau menyalahkanorang sehingga memancing perdebatan dan perpecahan kelompok
o   Tipe Perantara, artinya menjembatani antara orang/kelompok yang berbeda, membantu memperjelas pendapat peserta lain mempunyai sifat pandai bergaul, dapat dipercaya dan hamper seperti tipe pemersatu
o   Tipe Pendengar, artinya bersifat pasif, menjadi pendengar, tidak suka mengeluarkan pendapat, kritik atau saran

Fungsi Peserta rapat, adalah sebagai berikut:
o   Sebagai Penyumbang Pendapat, para peserta harus menyumbangkan pendapat agar masalah yang dihadapi dapat diselesaikan bersama karena semakin banyak yang menyumbangkan pendapat semakin banyak solusi yang dapat menyelesaikan masalah
o   Sebagai Penyumbang Data, artinya peserta membantu pemimpin rapat untuk menentukan langkah-langkah yang diambil dlam menyelesaikan masalah yang dibahas.
o   Sebagai Perumus Kesimpulan, artrinya semua saran dan pendapat harus dipertimbangkan dengan seksama agar keputusan yang diambil baik.
o   Sebagai pembantu Pimpinan, peserta rapat dapat memberikan informasi sebanyak-banyaknya yang dapat membantu pimpinan rapat dalam pengambilan keputusan
o   Sebagai Penerima Hasil Keputusan, keputusan akhir rapat harus diterima oleh semua peserta meskipun sarannya tidak diambil dalam keputusan.
·         Media rapat
·         Notulis atau sekretaris

               SOAL
1)      Gambarkan peta konsepn jenis-jenis rapat?
2)      Sebutkan syarat-syarat rapat menurut buku Modul MMPR karangan Sri Endang dkk?
3)      Sebutkan unsure-unsur rapat menurut buku MMPR karangan Dra. Ida Farida dkk?
4)      Jelaskan, apa yang dimaksud dengan tipe pemimpin rapat Laissez faire?
5)      Jelaskan, apa yang dimaksud dengan tipe peserta rapat Perantara?


1.      Teknik penyelenggaraan rapat
Dalam rangka penyelenggaraan rapat ada beberapa hal yang harus dilaksanakan. Perencanaan suatu kegiatan dalam bidang manajemen mengharuskan/ menganjurkan  kita menggunakan 5W 1H, begitu pula dalam mengadakan rapat.
Ø  Why, Mengapa perlu diadakan rapat hal ini untuk menentukan urgensi rapat
Ø  When, kapan rapat tersebut akan diselenggarakan, hal ini untuk menentukan waktu rapat
Ø  What, apa masalah yang akan dibahas, hal ini menentukan agenda dan acara rapat
Ø  Where, dimana rapat ini akan diselenggarakan, untuk menentukan akomodasi, media, transportasi
Ø  How, bagaimana rapat ini akan diselenggarakan, hal ini menentukan semua persiapan rapat erdasarkan jenis rapat.

2.      Identifikasi keperluan rapat, dalam Modul MMPR karangan Sri Endang dkk dijelaskan bahwa perencanaan dan persiapan rapat terdiri dari:
Membuat agenda rapat, Membuat acara rapat, Menentukan peserta rapat, Membuat surat undangan, Membuat daftar hadir, Mempersiapkan bahan rapat, Mempersiapkan media rapat, Mempersiapkan ruang rapat, Mempersiapkan akomodasi rapat, Mempersiapkan transportasi, Mempersiapkan konsumsi, Menyediakan fasilitas kesehatan, Pengecekan dan persiapan terakhir

3.      Macam-macam tata ruang rapat
Perencanaan ruang rapat terdiri dari perencanaan Cahaya, perencanaan warna, perencanaan suara, perencanaan udara dan penempatan meja dan kursi
·                     Perencanaan cahaya, cahaya dan penerangan yang cukup merupakan pertimbangan yang penting dalam tata ruang kantor. Pelaksanaan pekerjaan kantor sangat ditunjang oleh penerangan yang baik. Cahaya yang cukup membantu pegawai bekerja lebih baik artinya terdapat beberapa keuntungan yang akan diperoleh diantaranya: kualitas pekerjaan lebih baik, produktivitas  pekerjaan lebih baik, kesalahan-kesalahan akan berkurang, ketegangan dan kelelahan pegawai berkurang, prestise perusahaan lebih baik.
Ada dua system pencahayaan yaitu, pencahayaan alami (dari sinar matahari) dan pencahayaan buatan (dari lampu). Pencahayaan alami ditunjang oleh ventilasi/ jendela yang tersedia di kantor sedangkan cahaya buatan biasanya menggunakan system pencahayaan yang sesuai dengan bangunan kantor. Adapun system cahaya buatan terdiri dari empat macam, yaitu: system langsung (dimana cahaya memancar langsung dari sumber ke permukaan meja) hal ini memberikan cahaya yang sangat tajam dan kuat sehingga lekas menimbulkan kelelahan pada mata; system setengah langsung  sebagian cahaya memancar dari sumbernya kea rah langit-langit kemudian dipantulkan ke bawah ruangan kerja melalui kap lampu yang terbuat dari kaca berwarna putih susu sehingga cahaya langsung jatuh kemeja pegawai dan langsung memantul kembali ke mata pegawai; system cahaya tidak langsung cahaya dari sumbernya memancar kea rah langit-langit dan dinding bagian atas kemudian dipantulkan kea rah permukaan meja. Sifat cahayanya lunak dan tidak menimbulkanbayangan yang tajan. System ini merupakan system terbaik untuk perkantoran;  system cahaya setengah tidak langsung cahaya sebagian besar merupakan pantulan dari langit-langit dan dinding ruangan sedangkan sebagian lagi terpencar melalui tudung lampu. Oleh karena itu seolah-olah menggunakan langit-langit sebagai sumber utama cahaya, sehingga sifat cahaya dan bayang-bayang yang diciptakan sudah tidak begitu tajam.
Selain jenis cahaya yang juga penting adalah banyaknya cahaya. Besarnya cahaya menurut penelitian dan saran-saran dari perhitungan dengan foot candle adalah: pekerjaan yang membutuhkan penglihatan tajam seperti memeriksa perhitungan, melakukan pembukuan dan menggambar adalah 50 watt ; pekerjaan yang membutuhkan penglihatan biasa seperti membuat surat, mengurus arsip, melakukan rapat, bagian penerimaan dan pengiriman surat adalah 30 watt; pekerjaan yang membutuhkan penglihatan sepintas seperti ruang resepsi, tangga gedung atau toilet adalah 10 watt dan pekerjaan yang membutuhkan penglihatan sederhana seperti lorong atau jalan lalu lintas dalam gedung adalah 5 watt
·                     Perencanaan warna, warna merupakan salah satu factor penting untuk memperbesar efisiensi kerja sebab warna akan mempengaruhi ketegangan syaraf dan keadaan jiwa, oleh karena itu pilihlah warna yang sejuk dan dikombinasi dengan warna terang.
·                     Perencanaan suara, kebisingan dan kegaduhan dapat menimbulkan hilangnya konsentrasi .Biasanya sumber suar berasal dari geseran kursi, mesin-mesin kantor dan suara di luar ruangan, oleh karena itu perlu diperhatikan hal berikut: langit-langit atau dinding ruangan diberi penyadap suara; mesin tik di bawahnya diberi alas karet atau busa tipis; pesawat telepon dibuatkan bilik kecil; lantai di ruangn diberi alas yang tidak meneruskan suara
·                     Perencanaan udara, yang penting dalam perencanaan udara adalah suhu udara sebaiknya 26,5 derajat celcius dan pegawai hendaknya bisa menghirup udara segar dengan membuat ventilasi yang cukup dan mengatur pakaian kerja yang nyaman
Pengaturan  tempat duduk dapat dibuat atau diciptakan sendiri sesuai dengan tujuan, kebutuhan, jumlah peserta, kenyamanan, keamanan, kedudukan  atau tingkat jabatan. Macam-macam pengaturan tempat duduk adalah:
o   Gaya klasikal, Gaya konferensi, Gaya persegi, Gaya huruf U, Gaya huruf T, Gaya huruf V, Gaya lingkaran, Gaya setengah lingkaran, Gaya turih wajit, Gaya perahu, Gaya workshop

               Soal
1)            Sebutkan dan jelaskan apa arti 5w dan 1H?
2)            Sebutkan apa saja yang harus dipersiapkan dalam rapat?
3)            Sebutkan 5 hal yang harus diperhatikan dalam perencanaan tata ruang rapat?
4)            Apa yang dimaksud dengan system cahaya tidak loangsung?
5)            Sebutkan macam-macam tata cara penempatan tempat duduk?


Mempersiapkan suatu rapat agar berjalan dengan lancer tidaklah mudah, karena harus berhubungan dngan berbagai pihak berkaitan dengan penyelenggaraan rapat. Hal-hal yang menjadi tanggung jawab panitia rapat/ sekretaris adalah sbb:
1.                  Menyusun agenda  rapat
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat.
Contoh agenda rapat adalah sebagai berikut:
            PT CAHAYA DUNIA                    
 Jalan Buah  Batu No. 200 Bandung 40264
   Telp. (022) 7305529, 7305530  Fax. 7305531

AGENDA RAPAT
a.             Pembukaan
b.            Pengarahan Pimpinan Rapat
c.             Perkenalan Produk Baru
d.            Tanggapan terhadap produk baru
e.             Strategi Pemasaran
f.             Pembagian wilayah pemasaran
g.            Persiapan promosi
h.            Rapat selanjutnya


2.                  Teknik menyusun acara rapat
Susunan acara rapaat adalah daftar perincian dari agenda rapat yang telah dibuat lengkap dengan waktu dan pembicaaranya.
Contoh susunan acara rapat adalah sebagai berikut:\
                PT CAHAYA DUNIA  
Jalan Buah Batu No. 200 Bandung 40264
Telp. (022) 7305529, 7305530 Fax. 73055

SUSUNAN ACARA RAPAT
a.             08.30 – 09.00  Registrasi peseerta rapat
b.            09.00    09.30  Pembukaan rapat oleh Manager Bagian Umum
c.             10.00    10.30  Pengarahan oleh Direktur
d.            10.30    10.50  Coffe Break
e.             10.50    11.30  Perkenalan Produk Baru oleh Manager Produksi
f.             11.30    12.30  Tanggapan peserta terhadap produk baru
g.            12.30    13.20  Lunch dan shalat zhuhur
h.            13.20    14.30  Strategi pemasaran oleh Manajer Pemasaran
i.              14.30    15.00  Pembagian wilayah pemasaran oleh Direktur
j.              15.00    15.30  Coffe Break
k.            15.30    16.00  Persiapan promosi oleh Manajer pemasaran
l.              16.00    16.30  Kesimpulan dan pemberitahuan rapat selanjutnya
m.          17.00    17.30  Penutupan oleh Bagian Umum 

3.                  Teknik menyusun surat undangan
Surat undangan adalah surat yang mengharapkan kehadiran seseorang atau anggota suatu organisasi/instansi pada hari dan waktu yang telah ditentukan. Surat ini dibuat  berpedoman pada bentuk-bentuk surat yang lazim dipergunakan  seperti bentuk berperihal, berjudul atau resmi tergantung kebutuhan. Bahasa yang dipakai pun hendaknya berpedoman pada ejaan yang benar. Surat ini dikirim kepada peserta rapat sebaiknya 1 minggu sebelum acara rapat digelar. Kemudian 2 hari menjelang rapat hendaknya undangan dikonfirmasi kembali melalui telepon.  Berikut contoh dari surat undangan instansi swasta dengan bentuk resmi/DEP
PT CAHAYA DUNIA 
Jalan Buah Batu No. 200 Bandung 40264
Telp. (022) 7305529, 7305530 Fax. 7305531

No.      : 120/SUR/IX/09                                             7 September 2009
Lamp   : 1
Hal      : Rapat Dinas

Kepada Yth
Para Manager beserta Staff
PT CAHAYA DUNIA
di Tempat

Dengan hormat,
            Direktur PT CAHAYA DUNIA, mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada acara rapat dinas yang akan diselenggarakan pada:
Hari/tanggal    : Senin, 14 September 2009
Waktu             : 08.30 s.d selesai
Tempat            : Meeting room 2 PT CAHAYA DUNIA
Acara               : terlampir
            Mengingat rapat ini sangat penting untuk kemajuan perusahaan, diharapkan peserta telah hadir 30 menit sebelum acara dimulai.
            Atas perhatiannya,  kami ucapkan terima kasih.
                                                                                    Hormat kami,
                                                                                   
                                                                                    Davitya RRE, M.BA
                                                                                    Direktur
DRRE/ne
4.                  Teknik menyusun daftar hadir
Daftar hadir dibuat untuk mengetahui jumlah peserta yang dapat mengikuti rapat dan peserta yang tidak dapat mengikuti rapat. Fungsinya selain sebagai arsip perusahaan juga untuk persiapan akomodasi dan penyediaan konsumsi. Berikut contoh Daftar Hadir:
 PT CAHAYA DUNIA 
Jalan Buah Batu No. 200 Bandung 40264
Telp. (022) 7305529, 7305530 Fax. 7305531

DAFTAR HADIR
RAPAT DINAS

N0.
NAMA
JABATAN
TANDA TANGAN
































   Bandung, 4 September 2009     
   Pemimpin Rapat


    Fam Utama
                                    
5.                  Teknik menyusun bahan rapat
Bahan rapat harus dipersiapkan sebelum acara rapat diselenggarakan. Biasanya yang termasuk kedalam bahan rapat adalah: materi rapat hari yang bersangkutan, notula terdahulu, perundang-undangan dan peraturan- peraturan  yang terkait dengan materi rapat. Jika  materi rapat diperkirakan memerlukan pemikiran dan persiapan yang matang dari peserta rapat hendaknya materi dikirim bersama dengan surat undangan jika materi rapat tidak memerlukan pemikiran yang mendalam dari peserta maka bisa dibagikan pada saat registrasi rapat.
6.                  Teknik menentukan penataan ruangan rapat
Penataan ruangan rapat dipilih sesuai dengan jumlah peserta dan materi rapat. Gaya penataan tempat duduk dapat dipilih berdasarkan kebutuhan dan fasilitas yang tersedia atau disediakan oleh pihak penyelenggara. Penataan ruangan hendaknya berpedoman pada perencanaan tata ruang kantor yang baik seperti dikemukakan dalam materi terdahulu.
7.                  Akomodasi
Penyelenggaraan rapat memerlukan persiapan matang dalam hal akomodasi. Rapat dapat diselenggarakan di organisasi sendiri, gedung pertemuan atau hotel-hotel. Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, seperti rapat paripurna atau rapat kerja, biasanya para peserta rapat akan diinapkan di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai pemesanan tempat, pembagian kamar hingga pengecekan terakhir akan kesiapan menginap.
8.                  Transportasi perlu disiapkan oleh penyelenggara rapat apabila rapat disele- garakan di luar organisasi/kantor. Penyelenggara rapat dapat menyediakan mobil dinas/ travel atau menyewa mobil/bus yang sesuai dengan kebutuhan dan keuangan perusahaan/organisasi.
9.                  Konsumsi
Dalam suatu rapat penyelenggara harus memperhatikan kenyamanan peserta rapat. Konsumsi adalah bagian yang juga penting untuk diperhatikan, kita harus menyediakan makanan ringan (snack) juga makanan berat sesuai dengan kebutuhan. Apabila jumlah peserta banyak maka kita bisa memesan makanan tersendiri atau sudah disatukan dengan paket akomodasi. Jika rapat lebih dari satu hari maka pemilihan makanan pun harus diperhatikan.
10.              kesehatan
Jika rapat lebih dari satu hari maka penyelengara harus memperhatikan aspek kesehatan peserta rapat jika memungkinkan sediakalah unit kesehatan jika tidak minimal kita mengetahui klinik terdekat dari tempat rapat jika terjadi sesuatu dengan peserta rapat.
11.              Pengecekan terakhir
Pada saat H-1 kita harus mengadakan persiapan teakhir dengan mengajukan pertanyaan sebagai berikut:
Apakah agenda, susunan acara, daftar hadir, bahan rapat,  telah disiapkan?   Apakah kursi telah cukup? Letaknya telah benar? Media telah disiapkan dan berfungsi baik? Apakah konsumsi sudah dipesan?

               Soal
a.      Jelaskan perbedaan antara agenda rapat dan susunan acara rapat
b.      Buat contoh agenda rapat dan acara rapat
c.       Buatlah contoh undangan rapat
d.      Sebutkan bahan rapat
1.      Menyebar luaskan hasil Pertemuan
Setelah proses rapat maka langkah selanjutnya adalah mengetik notula dan menggandakannya menggunakan mesin pengganda dokumen. Adapun mesin-mesin pengganda adalah sebagai berikut:
o   Mesin fotocopi, adalah alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi dengan menggunakan cahaya, panas, bahan kimia atau muatan listrik statis
o   Mesin risograph, adalah mesin pembuat kopian untuk jumlah besat dengan menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil serta dapat merubah warna sesuai keinginan
o   Mesin stensil, adalah alat pengganda dokumen dengan menggunakan sheet stensil

2.      Cara penggandaan dokumen/naskah pertemuan menggunakan mesin fotocopi, Proses fotocopy dimulai pada saat dokumen asli yang akan diduplikasikan diletakkan pada permukaan kaca. Kemudian dokumen tersebut disinari dengan cahaya yang berjalan. Bagian kertas putih akan memantulkan cahaya lebih banyak daripada bagian yang berwarna. Untuk lebih jelasnya di bawah ini akan dijelaskan cara pengoperasian mesin fotocopy, yaitu sebagai berikut:
o   Hidupkan mesin fotocopi dengan menekan tombol on
o   Letakkan lembar asli (kertas yang akan difotocopi) pada kaca tempat asli dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala dengan posisi tepat di tengah.
o   Tekan tombol pengatur hasil fotocopi
o   Tekan jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki
o   Tekan tombol cetak strat
o   Jika sudah selesai tekan tombol off

3.      Cara penggandaan dokumen/naskah pertemuan menggunakan mesin risograph,
4.      cara penggandaan dokumen/naskah pertemuan menggunakan mesin sten-sil, cara pengoperasian mesin stensil yaitu:
o   pasanglah lembaran stensil pada silinder mesin stensil. Bagian depan dari lembaran induk atau bagian yang diketik menempel pada silinder. Jika lembaran induk trelah benar-benar menempel, lembaran penguat disobek, dengan jalan memutar silinder beberapa kali. Periksalah apakah bagian dari lembaran induk yang menempel sudah rata.
o   Mesin diberi tinta stensil dan putar silinder beberapa kali untuk meratakan tinta
o   Siapkanlah kertas stensil dan taruhlah pada tempat yang telah disediakan
o   Setelah beberapa alat yang diperlukan diatur, buatlah cetakan percobaan kemudian atur kembali bila belum sesuai
o   Jika cetakan percobaan telah bagus, cetaklah naskah sesuai dengan kebutuhan dengan jalan mengatur terlebih dahulu jumlah yang akan dicetak (penghitungnya). Jika selesai ambil lembaran induk dari silinder dan tutuplah mesin stensil.

5.      Cara mendistribusikan naskah pertemuan secara intern, yaitu dibagi secara langsung kepada pihak-pihak yang memerlukan dengan menggunakan buku ekspedisi intern sebagai bukti bahwa yang bersangkutan telah menerima hasil pertemuan.
6.      Cara mendistribusikan naskah pertemuan  secara ekstern menggunakan faximile, Faximile adalah alat komunikasi yang digunakan untuk mengirim dan menerima berita dan gambar melalui telephoto ke berbagai tempat dalam waktu relative singkat. Ada pun langkah-langkah dalam mengirimkan hasil pertemuan dengan faximile adalah sebagai berikut:
o   Siapkan dokumen hasil pertemuan rapat yang akan dikirim. Dokumen ini dapat ditulis tangan atau computer pada kertas biasa
o   Letakkan dokumeen yang akan dikirim pada papan tempat pengiriman dokumen dengan posisi tulisan menghadap ke bawah   dan bagian atas dokumen berada di bawah
o   Tekan tombol quality sampai pada layer tertulis standard, fine, atau half tone. Pilihlah kualitas hasil pengiriman dokumen yang diinginkan
o   Tekan tombol monitor
o   Tekan tombol faximile yang dituju
o   Tekan tombol start/copy
o   Secara otomatis mesin faximile akan memutar sendiri dan akan terdengar melalui speaker monitor hubungan tersambunng atau tidak
o   Apabila pengiriman sedang berlangsung tetapi hendak dibatalkan atau hanya sebagian dokumen saja yang kan dikirim, tekan tombol eject/reset
7.      Cara mendistribusikan naskah pertemuan  secara ekstern menggunakan  email, langkah-langkah pengiriman hasil pertemuan melalui email adalah sebagai berikut:
o   Buka situs Website, misalnya http:/www.yahoo.com
o   Klik menu mail
o   Isikan yahoo!ID dan password, kemudian klik sign in
o   Klik menu new, kemudian pilih email message
o   Selanjutnya akan muncul lembar kerja:
o   Ketik alamat e-mail yang dituju pada kolom to
o   Ketik topic mengenai hasil pertemuan pada kolom subject
o   Tulis berita/surat pengantar pada lembar kerja yang kosong
o   Klik attach untuk melampirkan dokumen hasil rapat
o   Cari file dokumen hasil rapat
o   Setelah proses selesai attachment selesai, klik menu send
8.      cara mendistribusikan naskah pertemuan melalui pos
o   masukan kedalam sampul
o   pilih jenis pengiriman berdasarkan urgensinya
o   serahkan semua berkas yang akan dikirim kepad petugas pos
Soal
a.      Jelaskan macam-macam mesin pengganda
b.      Sebutkan langkah-langkah penggandaan dengan mesin fotocopy
c.     Sebutkan langkah-langkah pengiriman naskah pertemuan dengan e-mail
d.      Gambarkan buku ekspedisi intern