Prosedur Operasi Standar (POS)
I.
Pengertian dan pentingnya prosedur operasi standar
Prosedur adalah tata cara kerja atau tata urutan
pelaksanaan kerja yang sudah ditetapkan dengan standar tertentu.
Prosedur
oprasional standar adalah dokumen tertulis yang
memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demitahap dan sistematis. Prosedur
oprasioanal standar adalah tata cara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus
dilalui untuk menyelesaikan suatu proses
kerja tertentu.
Produk adalah semua jenis pelayanan yang dihasilkan /dikerjakan oleh suatu
unit kerja baik yang berupa barang maupun jasa. Standard Operating
Proscedure yang selanjutnya disebut SOP adalah serangkaian instruksi
tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi
PT Surabaya Industrial Estate Rungkut (SIER), bagaimana dan kapan harus
dilakukan, dimana dan oleh siapa diakukan.
Rudi M Tambunan:
SOP adalah
pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu
organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah,
atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh
orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif,
konsisten, standar, dan sistematis
Asal usul SOP
SOP medik, penanganan pasien,
kesehatan, teknik, lingkungan dan penyelamatan
SOP Tugas rutin yang mengandung resiko
SOP penanggulangan kebakaran, pilot
pesawat terbang
A. Simbol-simbol
prosedur
Simbol-simbol merupakan suatu gambar yang menjelaskan suatu proses tertentu
dalam SOP (Standard Operating Proscedure)
Simbol-simbol yang digunakan dalam penyusunan SOP
B.
Prinsip-prinsip dan teknik penyusunan prosedur operasi
standar (POS)
Dalam Penyusunan SOP adada beberapa
prinsip yang harus dilaksanakan agar SOP tersebut dapat dilaksanakan. Prinsip SOP tersebut yaitu:
1)
Kemudahan
SOP harus dibuat secara jelas, sederhana dan tidak berbelitbelit sehingga
mudah dimengerti dan diterapkan.
2). Kejelasan
SOP harus dapat memberikan kejelasan kapan dan siapa yang harus
melaksanakan kegiatan, berapa lama waktu yang dibutuhkan, dan sampai dimana
tanggung jawab masingmasing pegawai
3). Keterukuran
SOP dapat memberikan pedoman yang terukur baik mengenai norma waktu, hasil
kerja yang tepat dan akurat, maupun rincian biaya yang timbul dan tata cara
pembayaran bila diperlukan adanya pembayaran.
4). Fleksibilitas
SOP harus mudah dirumuskan dan selalu bisa menyesuaikan dengan kebutuhan
dan perkembangan kebijakan yang berlaku.
C. ASAS-ASAS
PENYUSUNAN SOP
1). Asas Pembakuan SOP disusun
berdasarkan tata cara dan bentuk yang telah dibakukan sehingga dapat menjadi
acuan yang baik dalam melaksanakan suatu tugas.
2). Asas Pertanggungjawaban SOP dapat
dipertanggung jawabkan baik dari sisi isi, bentuk,
prosedur, standar yang ditetapkan maupun keabsahannya.
3). Asas Keterkaitan Bahwa dalam
pelaksanaan SOP senantiasa terkait dengan kegiatan administrasi umum lainnya baik
secara langsung maupun tidak langsung
4). Asas Kecepatan dan Kelancaran
Sebagai pendukung dalam melaksanakan tugas maka SOP dapat digunakan untuk
menjamin terselesainya suatu tugas pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah
ditetapkan, tepat sasaran, menjamin kemudahan dan kelancaran secara procedural.
5). Asas Keamanan SOP harus dapat
menjamin kepentingan semua pihak yang terlibat dalam pelaksanaan tugas sesuai
dengan apa yang telah ditetapkan sehingga dapat tercipta kenyamanan dalam
pelaksanaan tugas.
6). Asas Keterbukaan SOP dapat
menciptakan transparasi dalam pelaksanaan tugas sehingga tidak akan muncul
kecurigaan.
D. Teknik
penyusunan prosedur operasi standar
1) Penyusunan SOP Baru Dengan mengacu kepada tugas dan fungsi Pimpinan Unit
Kerja berkewajiban penyusun SOP yang akan diberlakukan di Unitnya masing-masing
dan menyampaikan usulan SOP tersebut kepada Satuan Pengawasan Internal (SPI)
untuk dimintakan pengesahan melalui Surat Keputusan Direksi (SKD) melalui
bagian Hukum
2). Perubahan SOP Pimpinan Unit
Kerja menyampaikan usulan penetapan perubahan SOP yang dianggap telah tidak
sesuai dengan keadaaan dilapangan yang telah diadakan revisi seperlunya kepada
Satuan Pengawasan Internal (SPI) untuk memperoleh pengesahan Surat Kepututsan
Keputusan Direksi (SKD) melalui bagian Hukum.
E. TIPE, FORMAT
DAN KATAGORI SOP
1. TIPE SOP
SOP dibedakan kedalam dua tipe, yaitu SOP teknis dan SOP administratif. SOP
teknis digunakan untuk kegiatan-kegiatan yang cenderung sangat bersifat teknis
dan repetitife, sedangkan SOP administratif digunakan untuk pekerjaan-pekerjaan
yang sifatnya administratif. Secara lebih rinci perbedaan antara SOP teknis dan
SOP administratif adalah sebagai berikut :
· SOP teknis SOP teknis disusun untuk kegiatan
yang terkait dengan teknis
· SOP Administratif SOP Administratif disusun
untuk kegiatan penyelenggaran
dministrasi
2. FORMAT SOP
Format SOP yang digunakan dilingkungan PT Surabaya Industrial Estate
Rungkut (SIER) adalah format diagram alur (flowchart)
3. KATAGORI SOP
SOP di PT Surabaya Industrial Estate Rungkut (SIER) dikelompokan menjadi 4
(empat) katagori dan sub katagori terdiri dari 16 (enam belas) yaitu :
Katagori : SOP Kantor Pusat
Sub katagori : Sumber Daya Manusia
Sub katagori : Keuangan & Akuntansi
Sub katagori : Umum & Pengadaaan
Sub katagori : Pengembangan & Pemasaran
Katagori : SOP SBU Usaha Jasa Logistik & Penunjang
Sub katagori : Administrasi & Penagihan
Sub katagori : Wisma SIER
Sub katagori : Stasiun Pompa Bahan Bakar Umum
Sub katagori : Gudang Logistik
Sub katagori : Fasilitas Olah Raga
Sub katagori : Periklanan
Katagori : SOP SBU SIER
Sub katagori : Umum, Keuangan & Keamanan
Sub katagori : Bisnis & Hubungan Pelanggan
Sub katagori : Pengendalian Lingkungan
Katagori : SOP SBU PIER
Sub katagori : Umum, Keuangan & Keamanan
Sub katagori : Bisnis & Hubungan Pelanggan
Sub katagori : Pengendalian Lingkungan
F.
Analisis sistem dan prosedur kerja
1.
Untuk siapa SOP dibuat?
·
SOP menjadi
pedoman bagi para pelaksana pekerjaan. Ini bisa berarti para karyawan produksi,
resepsionis, office boy, supir, staf administrasi di kantor, pabrik atau
gudang, supervisor dan manager.
·
SOP akan
berbeda untuk pekerjaan yang dilakukan sendirian, untuk pekerjaan yang
dilakukan secara tim dan untuk pengawas pekerjaan tsb.
2.
Kapan SOP disusun?
·
SOP harus sudah
ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan.
·
SOP digunakan
utk menilai apakah pekerjaan tsb sudah dilakukan dgn baik atau tidak.
·
Uji SOP sebelum
dijalankan, lakukan revisi setelah 1-2 bulan trial.
·
Lakukan revisi
jika ada perubahan langkah kerja yg bisa diakibatkan oleh adanya mesin baru,
peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan semua yg mempengaruhi
lingkungan kerja
·
Mintakan
masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan perbaikan SOP secara teratur
3.
Sepanjang apa SOP disusun?
·
Tidak ada
aturan yg membatasi panjang pendeknya SOP, karena SOP digunakan oleh berbagai
macam orang untuk tujuan yg berbeda, dgn tetap harus lengkap dan akurat
·
Walau demikian,
SOP yg ringkas akan lebih memudahkan para pelaksana, dengan demikian sebuah
prosedur kerja yg panjang bisa dibagi menjadi 2-3 SOP (seperti dipisah menjadi
SOP Tahap Persiapan, SOP Tahap Pelaksanaan dan SOP Tahap Penyelesaian)
4.
Siapa yang menyusun SOP?
Idealnya, SOP disusun oleh 1 tim yg terdiri atas:
Penulis SOP (author)
Pelaksana di lapangan (employee)
Pengawas lapangan (supervisor)
Atasan pengawas (manager)
G.
Analisis tugas, dan analisis prosedur
Standard
Operating Procedures Kedudukannya
dalam Organisasi dan Manajemen Organisasi adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang
tergabung karena ketertarikan, minat, dan niat yang sama yang kemudian secara
sah membentuk badan sebagai wadah untuk mencapai tujuan bersama (Siagian,2006).
Faktor
Essential Organisasi dalam penyusunan SOP
Terkait
dengan Keputusan, maka dalam penyusunan SOP yang efektif harus merujuk pada
struktur organisasi. Kelemahannya adalah tidak fleksible, berubah organisasi,
berubah SOP
Terkait
dengan fleksibilitas, maka penyusunan SOP yang efektif harus disusun dengan
memperhatikan fungsi organisasi atau proses bisnis yang ada dalam organisasi
Conclusion
II: Dalam penyusunan SOP harus memperhatikan dan berdasarkan pada Struktur
Organisasi dan Proses Bisnis (Fungsi organisasi)
H. Pengelolaan
waktu yang efektif dalam menangani pekerjaan kantor
1. Manajemen Waktu yang Efektif
Waktu merupakan komoditi yang terbatas (Keenan, 1995). Semua orang
mempunyai sumber waktu yang sama yaitu 24 jam atau 86.400 detik setiap hari.
Namun ada sebagian orang yang mengaku tidak mempunyai cukup waktu untuk
melakukan sesuatu, sebagian lagi justru dapat menyelesaikan banyak hal
dibandingkan dengan orang lain. Kebiasaan-kebiasaan yang seringkali dilakukan
bahkan menjadi sumber masalah dalam pemborosan waktu. Kebiasaan seperti
melakukan hal-hal yang sebetulnya tidak perlu dikerjakan sama sekali tanpa
disadari adalah sesuatu yang sering dilakukan. Ini merupakan cara yang umum
dilakukan oleh banyak orang. Contoh kebiasaan ini antara lain mengerjakan
halhal yang tidak penting hanya karena sejak lama hal itu sudah biasa
dilakukan, melakukan pencatatan terhadap beberapa set buku transaksi dan masih
melakukan sistem manual padahal sudah dapat dikerjakan dengan komputerisasi.
Kebiasaan lain adalah melakukan sesuatu yang dapat dan seharusnya
dikerjakan orang lain. Seseorang seringkali merasa lebih ahli atau lebih cepat
mengerjakan sesuatu pekerjaan dibandingkan dengan orang lain. Seseorang tidak
percaya akan kemampuan atau kinerja orang lain, sehingga pendelegasian tugas
kurang. Oleh karena itu, waktu yang digunakan terbuang hanya gara-gara
kekhawatiran yang sebenarnya tidak perlu dilakukan.
Membuang waktu orang lain dengan sia-sia tanpa disadari sebenarnya juga
menjadi sumber ketidakefektifan. Ketika menyelenggarakan rapat atau pertemuan
terlambat berarti telah membuang waktu orang lain, terutama orang yang hadir
lebih awal. Perencanaan atau persiapan yang kurang, tujuan rapat yang tidak
jelas atau hanya penyelenggaraan rapat yang memenuhi program rutinitas menjadi
penyebabnya.
Hal-hal tersebut sebenarnya hanya masalah bagaimana orang melakukan
manajemen terhadap waktu yang dimiliki. Seseorang diharapkan dapat
berkonsentrasi dalam membuat pilihan dan menyadari hal-hal yang dapat
memotivasi dalam membuat pilihan tesebut.
Dalam kehidupan moderen seperti sekarang ini, semua orang dituntut untuk
dapat lebih profesional dalam bekerja maupun menjalani kehidupan pribadi.
Tuntutan tersebut sangat dirasakan ketika upaya pelayanan dalam berbagai bidang
menjadi hal yang sangat vital. Untuk itu, dalam menjalani kehidupan terutama
dalam menyelesaikan pekerjaannya, seseorang perlu melakukan manajemen diri.
Manajemen waktu merupakan salah satu manajemen diri dalam upaya agar seseorang
dapat lebih professional bekerja. Manajemen waktu adalah suatu kemampuan untuk
mengalokasikan waktu dan sumber-sumber untuk mencapai tujuan (Dejanasz, 2002:
66). Keterampilan dalam mengelola waktu adalah bagaimana kita meluangkan waktu
untuk memprioritaskan dan mencapai beberapa tujuan kehidupan serta menghasilkan
kesejahteraan.
Manajemen waktu merupakan keterampilan personal da manajerial. Hal ini
merupakan proses untuk menyusun dan mencapai tujuan, memperkirakan waktu dan
sumber-sumber waktu yang dibutuhkan untuk mencapai masing-masing tujuan dan
mendisiplinkan diri sendiri memfokuskan pada tujuan. Seorang manajer yang
efektif dapat mengelola waktu sehingga dapat meningkatkan produktivitas. Selain
itu, manjemen waktu dapat mengurangi tingkat stress (Dejanasz, 2002: 66).
a.
Pemborosan Waktu
Membuang waktu merupakan hal yang sangat mudah dilakukan, bahkan seringkali
tanpa disadari telah melakukannya berkali-kali. Kegiatan yang membuang waktu
merupakan kegiatan memboroskan waktu yang hendaknya tidak banyak dilakukan.
Kegiatan seperti itu bahkan harus dihindari. Beberapa contoh membuang waktu
antara lain :
1. Pergi ke tempat
yang sama dua kali gara-gara lupa sesuatu
2. Melamunkan kejadian yang telah atau akan terjadi
3. Hanya memandangi tumpukan pekerjaan yang tertunda semakin tinggi
4. Tidak menemukan selembar kertas penting pada saat diperlukan
5. Menghabiskan waktu mencari sesuatu di tempat yang bukan tempatnya
karena lupa meletakkan
b.
Beberapa Penyebab Pemborosan Waktu
Pada saat mencoba untuk menyelesaikan pekerjaan, seringkali tanpa disadari
waktu telah hilang tidak diharapkan. Setelah baru disadari akan adanya beberapa
hal yang menyebabkan waktu hilang dengan percuma. Menurut Treacy (1993), ada
hal-hal yang umum menyebabkan pemborosan waktu : tidak menemukan apa yang
dicari, pertemuan, telepon, interupsi, penangguhan, kertas kerja yang
kecil-kecil, kemelut, urutan pelimpahan yang terbalik, ingin segalanya sempurna
dan gangguan Gambaran dari pemborosan waktu tersebut adalah :
1. Tidak menemukan apa yang dicari
Beberapa orang mungkin jengkel ketika harus menghabiskan waktu untuk
mencari kertas catatan atau dokumen yang salah taruh. Apalagi kalau sedang
dikejar-kejar target waktu. Apabila setiap kali hal ini terjadi dan
menghabiskan waktu 1 menit atau bahkan lebih, maka bisa dibayangkan berapa lama
waktu yang terbuang untuk melakukan sesuatu yang tidak produktif seperti ini.
2. Pertemuan
Dalam pekerjaan, seringkali diminta untuk menghadiri rapat. Namun
seringkali rapat yang diadakan tersebut tidak relevan dengan pekerjaan kita,
memakan waktu yang lama, bahkan rapat dimulai terlambat.
3. Telepon
Berkaitan dengan penanganan telepon, seringkali kebanyakan orang melakukan
sesuatu pemborosan waktu tanpa disadari. Beberapa hal misalnya banyaknya
telepon berdering setiap hari, pembicaraan telepon yang bertele-tele, mengulang
telepon karena ada sesuatu yang terlupakan dan sebagainya.
4. Interupsi
Interupsi oleh orang lain ke meja kerja seringkali tidak dapat dihindari. Interupsi ini kadang tanpa disadari memang
didukung oleh perilaku kita yang menghentikan apa yang kerjakan ketika ada
interupsi. Hal ini dilakukan salah satunya karena ada perasaan tidak enak
terhadap orang lain.
5. Penangguhan
Tugas yang menumpuk cenderung ditangguhkan. Beberapa orang membuat
alasan-alasan untuk melakukan penundaan. Padahal dengan penundaan-penundaan
justru tugas semakin menumpuk.
6. Kertas kerja yang kecil-kecil
Kertas kerja seringkali menjadi sumber pemborosan waktu. Hal itu terjadi
karena cara kerja yang tidak efektif. Suatu data yang perlu direkam harus
melalui proses pencatatan ulang (pemindahan data) dalam beberapa kertas atau
buku.
7. Kemelut
Ada mungkin dari waktu yang dimiliki, dihabiskan hanya karena terjebak pada
suatu kemelut. Bahkan seringkali seseorang tergopohgopoh dari suatu kemelut ke
kemelut yang lain. Namun perlu dipertanyakan apakah kemelut yang ditangani
betul-betul masalah yang perlu dihadapi saat ini.
8. Urutan pelimpahan yang terbalik
Ada sebagian orang yang memboroskan waktu dengan membiarkan bawahannya
meninggalkan pekerjaan di atas meja mereka hanya untuk mendapatkan masukan.
Misalnya dengan ungkapan “taruh di situ, biar saya periksa dulu”.
9. Ingin segalanya sempurna
Keinginan agar segalanya sempurna, seringkali membuat sesuatu
yang penting menjadi tidak tergarap. Hal ini karena sebenarnya sesuatu
yang kita kerjakan cukup hanya dengan 90% keberhasilan, tetapi kita
mentargetkan harus berhasil 100%.
10. Gangguan
Gangguan yang terjadi ketika mengerjakan suatu tugas seringkali tidak dapat
dihindarkan. Pekerjaan yang menumpuk di atas meja bahkan bias merengggut
perhatian, sehingga proses kerja sebelumnya menjadi terganggu.
Penilaian Diri
Penilaian diri merupakan salah satu cara untuk mengetahui masalah yang betul-betul
terjadi. Langkah pertama dalam meningkatkan keterampilan manajemen waktu adalah
melakukan penilaian diri dalam menggunakan waktu. Langkah ini meliputi:
1. Menganalisis penggunaan waktu saat ini
2. Mengidentifikasi hal-hal yang memboroskan waktu
3. Mengubah kebiasaan
Dalam menganalisis penggunaan waktu, perlu mengajukan pertanyaanpertanyaan pada
diri sendiri mengenai bagaimana penggunaan waktu yang telah dilakukan.
Pertanyaan-pertanyaan tersebut, misalnya : seberapa besar proporsi pekerjaan
yang dikerjakan sesuai target, berapa banyak interupsi yang telah dihadapi,
apakah selama ini betul-betul produktif atau hanya sibuk dsb. Jawaban dari
beberapa pertanyaan tersebut diharapkan dapat memberikan pemahaman mengenai
bagaimana penggunaan waktu sekarang ini. Hal–hal yang memboroskan waktu juga
perlu diketahui. Kebanyakan orang baru menyadari ternyata banyak waktu yang
telah terbuang dengan percuma. Hal ini bisa diakibatkan oleh
kebiasaan-kebiasaan yang sering dlakukan. Oleh karena itu, mengubah kebiasaan
menjadi sesuatu yang tidak kalah penting dalam keterampilan manajemen waktu.
Mengubah kebiasaan ini bukan satu hal yang mudah dilakukan, apalagi kalau
kebiasaan tersebut telah menjadi sesuatu yang melekat dalam diri. Namun tanpa
ada itikat untuk mengubah kebiasan tersebut, akan selalu terjebak dengan
penggunaan waktu yang tidak efektif. Akibat selanjutnya adalah kehidupan kerja
atau bahkan
kehidupan pribadi tidak mencapai kesejahteraan.
Mengubah Kebiasaan
Mengenal diri dan mengenal pemboros waktu merupakan modal besar untuk
melakukan perubahan diri. Kebiasaan-kebiasaan yang sering tidak disadari
memboroskan waktu memerlukan perbaikan. Kebiasaan yang menurut kita tidak
efektif dalam menggunakan waktu hendaknya diubah menjadi kebiasaan menggunakan
waktu yang efektif. Oleh karena itu, hal yang penting dilakukan adalah
memusatkan diri pada upaya-upaya untuk menghilangkan kebiasaan yang memboroskan
waktu. Beberapa hal yang memboroskan waktu sudah disampaikan di atas. Hal – hal
tersebut seringkali tidak disadari, karena itu sudah menjadi sesuatu yang rutin
menjadi kebiasaan sehari-hari. Dan karena sudah menjadi kebiasaan sehari-hari
tampaknya sulit untuk dirubah. Namun yang namanya mengubah kebiasaan memerlukan
waktu dan usaha. Sebuah perubahan memerlukan proses.
Kebiasaan sangat erat kaitannya dengan karakter. Karakter kita pada dasarnya
adalah gabungan kebiasaan-kebiasaan kita (Covey, 1994). Mengubah kebiasaan
berarti mengubah karakter kita. Tentu saja hal ini bukan suatu hal yang mudah
dilakukan. Hal ini karena kebiasaan secara konsisten dilakukan terus-menerus,
setiap hari dan seringkali tidak disadari. Kebiasaan ini selain akan
menghasilkan kefektifan juga ketidakefektifan kita. Mengubah kebiasaan
penggunaan waktu yang tidak efektif dapat dimulai dengan menuliskan beberapa
hal yang memboroskan waktu. Kemudian membuat daftar masalah yang dapat
ditimbulkan karena kebiasaan tersebut.
Berikutnya adalah memvisualisasikan kebiasaan menghemat waktu. Dalam hal
ini, membayangkan kegiatan-kegiatan yang menghemat waktu. Semua pikiran
yang menyebabkan penangguhan waktu segera dihilangkan. Langkah selanjutnya
adalah mengembangkan kebiasaan yang menghemat waktu. Sebelumnya perlu
dituliskan beberapa langkah yang menghemat waktu.
Pengelolaan Tugas
Ada beberapa orang yang sibuk dengan tugas pekerjaan, namun dapat
menyelesaikan tugas dengan baik. Ada juga orang hanya tergopoh-gopoh dari
kemelut satu ke kemelut lain, tapi tugas tidak selesai. Hal ini bias
disebabkan
orang tersebut tidak dapat mengelola tugasnya. Agar dapat mengelola tugas
dengan baik, maka ada beberapa langkah penting, yaitu :
1.
Mengetahui tanggung jawab
Dalam setiap pekerjaan, memiliki deskripsi tugas. Deskripsi tugas ini menggambarkan
secara garis besar tugas dan bidang tanggung jawab. Dengan deskripsi ini
seseorang diharapkan dapat menyadari keberadaannya dan mengidentifikasi segala
sesuatu yang seharusnya dikerjakan.
2. Menetapkan tujuan
Menetapkan tujuan dan mencapai tujuan merupakan bagian yang paling utama
dalam pengaturan waktu. Dengan tujuan tersebut, seseorang akan lebih mudah
untuk mengetahui dari mana harus memulai pekerjaan. Selain itu, juga memudahkan
untuk memutuskan apa yang penting dan perlu untuk dilakukan. Dengan demikian,
akan dapat terhindar dari tindakan yang membuang waktu.
3. Mengidentifikasi prioritas
Tugas-tugas yang harus dikerjakan mungkin banyak. Apabila dapat mengidentifikasi prioritas dari tugas-tugas
tersebut, maka memudahkan untuk mencapai tujuan. Dalam menentukan priporitas
tugas, perlu membuat kategori :
a. Tugas mendesak
Hal-hal yang mendesak sangat memerlukan perhatian, tetapi mungkin saja
sesuatu yang sepele. Namun seringkali hal-hal yang mendesak tampak penting
karena ada batasan waktu. Tugas tersebut memerlukan reaksi segera tetapi tidak
seharusnya menghabiskan waktu terlalu banyak. Untuk itu, mungkin seharusnya
menunda sesuatu yang mendesak untuk
mengerjakan sesuatu yang penting. Tugas yang termasuk dalam kategori ini antara
lain mengangkat telepon, menjawab email dsb.
b. Tugas penting
Tugas yang penting biasanya sangat terkait dengan tugas utama. Tugas ini memerlukan pertimbangan yang cermat dan
seringkali memerlukan waktu ekstra untuk memikirkannya. Tugas penting misalnya
membuat program layanan untuk tahun berikutnya. Tentu saja ada juga tugas yang
mendesak dan penting. Apabila ini terjadi, maka memerlukan perhatian secara
penuh.
I.
Strategi Manajemen Waktu
Ada beberapa strategi
manajemen waktu. Seseorang dapat meluangkan waktu kira-kira 10 s.d. 15 menit
untuk mengelola jadual kegiatan.
1. Membiasakan diri untuk menyiapkan daftar. Daftar ini berisi segala sesuatu
yang butuh untuk dilakukan dan memprioritaskan menurut tingkat kepentingannya.
2. Merencanakan kegiatan tertentu dilakukan pada waktu yang tertentu pula. Hal
ini diperlukan disiplin diri.
3. Menemukan waktu bekerja yang optimal. Masing-masing orang memiliki waktu
optimal untuk bekerja. Waktu yang dimiliki tersebut dapat digunakan untuk
menyelesaikan tugas-tugas secara maksimal.
4 Memprioritaskan tugas-tugas berdasarkan tingkat kepentingannya seperti vital,
penting, harus dilakukan hari ini atau dapat dilakukan besok.
5.
Pengorganisasian. Seseorang perlu memilih atau mengatur lingkungan dalam
menyelesaikan tugas. Dalam hal ini, mungkin diperlukan suasana atau lingkungan
yang dipersyaratkan, misalnya harus bebas dari material yang tidak diperlukan,
mengurangi gangguan (telepon atau kehadiran orang lain) atau interferensi
lingkungan (musik, kebisingan)
6. Pendelegasian.
Seseorang perlu menentukan tugas-tugas atau kegiatankegiatan
yang memungkinkan untuk dapat dikerjakan oleh orang lain.
7. Membedakan antara “segera” dan penting”. Untuk membedakan hal ini dapat
dilihat pada Matrik Pengelolaan Waktu berikut ini :
II.
II. Otomatisasi Perkantoran
OtomatisasiKantormerupakansebuah
rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses
pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.
a) Asalmulaotomatisasikantordiawal1960-an,
ketikaIBM menciptakanistilahword processinguntukmenjelaskankegiatandivisimesintiklistriknya.
b) Buktinyata, padatahun1964, IBM
memasarkanmesinyang disebutMagnetic Tape/SelectricTypewriter (MT/ST)
yaitumesinketikyang dapatmengetikkata-katayang telahdirekamdalampita
magnetiksecaraotomatis.
A.
Definisi Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi kantor merupakan aplikasi teknologi informasi yang dirancang
untuk meningkatkan produktivitas karyawan Beberapa sistem otomatisasi kantor
adalah formal dalam arti terencana dan terdokumentasi dengan menggunakan
prosedur tertulis Kebanyakan otomatisasi kantor tidak terencana dengan baik dan
tidak terdokumentasi secara tertulis. Otomatisasi kantor ini disebut sebagai
otomatisasi perkantoran informal.
Yang membedakan otomatisasi kantor dengan sistem informasi berbasis
komputer lain adalah penekanan pada komunikasi. Otomatisasi kantor dimaksudkan
untuk mempermudah berbagai jenis komunikasi baik lisan maupun tulisan secara
internal maupun dengan pihak luar Otomatisasi kantor digunakan oleh semua
karyawan yang bekerja di kantor, seperti : Manajer, Propesional, Sekretaris dan
Clerical.
B.
Dampak otomatisasi dalam administrasi perkantoran
Otomatisasi kantor memungkinkan karyawan dapat memproses lebih banyak
dokumen, lebih cepat dan lebih baik Beberapa aplikasi otomatisasi kantor
adalah:
·
Pengolah kata
·
Surat elektronik
·
Surat suara
·
Kelender elektronik
·
Konferensi audio
·
Konferensi video
·
Konferensi komputer
·
Facsimile
·
Teks video
·
Pembuatan image
C.
Penerapan otomatisasi dalam administrasi perkantoran
a)
Word
Processing
Word processing adalah penggunaan
suatu peralatan elektronic yang secara omatis
melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketika atau cetak.
Word
processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain
b)
Electronik Mail
Electronic
mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan computer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan meneri mapesan dengan menggunakan terminal computer danperalatan penyimpanan.
c) Voice Mail
Voice mail persis sama dengan electronic mail.
Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan
mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggi lpesan yang telah dikirimkan kepada anda
d) Electronic Calendaring
Kalender Elektronik (Electronic Calendaring) - Merupakan jaringan komputer
yang
digunakan untuk menyimpan, membaca jadwal dan janji manajer.
e) Audio Conferencing
Audio conferencing adalah pengguna
anperalatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang
terseba rsecara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.
Audio conferencing adalah aplikasi oa pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.
f) Video Conferencing
Konferensi video (Video Conferencing) - Konferensi yang menggunakan peralatan
televisi untuk menghubungkan berbagai peserta konferensi yang dipisahkan secara
geografis.
g) Computer Conferencing
Konferensi komputer - Konferensi-komputer dan e-mail pada dasarnya hampir sama.
Hanya ada satu hal kecil yang membedakannya yaitu masalah siapa pemakainya.
Konferensi komputer hanya digunakan oleh mereka yang terlibat dalam suatu
team tertentu, sedangkan e-mail bisa digunakan oleh siapa saja.
h) Facsimile Transmission
Fax (Facsimile) - Penggunaan peralatan khusus untuk mengirim dokumen dari satu
lokasi ke lokasi lain melalui saluran komunikasi.
i)
Video text
Videotext adalah penggunaan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.
j)
Image
Storage And Retrieval
Beberapa jenis perusahaan mempunyai
volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar
informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan.
Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform
akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and
retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
k) Desktop Publishing
Desktop publishing - merupakan aplikasi dari otomatisasi kantor yang
menggunakan komputer dan software tertentu untuk menghasilkan output yang
berkualitas. Sebagai contoh adalah penggunaan page maker untuk membuat dokumen
berkualitas tinggi dan software lainnya yang mendukung.
III. Sistem Informasi
Manajemen
a. Konsep Dasar Sistem
Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan
hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses
yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen.m
- Persyaratan sistem informasi
SIM (sistem informasi manajemen) dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari
interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan
mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan
manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. Secara teori, komputer
tidak harus digunakan didalam SIM, tetapi kenyataannya tidaklah mungkin SIM
yang komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen komputer. Lebih lanjut,
bahwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang didasarkan pada
komputer (computer-based information processing).
SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi. SIM tergantung dari
besar kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem informasi sebagai
berikut :
1.
Sistem informasi akuntansi (accounting information system),menyediakan
informasi dari transaksi keuangan.
2.
Sistem informasi pemasaran (marketing information system), menyediakan
informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran,
kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan
pemasaran.
3.
Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information
system).
4.
Sistem informasi personalia (personnel information systems)
5.
Sistem informasi distribusi (distribution information systems)
6.
Sistem informasi pembelian (purchasing information systems)
7.
Sistem informasi kekayaan (treasury information systems)
8.
Sistem informasi analisis kredit (credit analiysis information systems)
9.
Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development
information systems)
10. Sistem informasi
teknik (engineering information systems)
- Tujuan sistem informasi
1.
Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok
jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
2.
Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian,
pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
3.
Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut
menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke
informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya.
Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu
masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi
dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan,
pengendalian dan pengambilan keputusan).
- Model/corak sistem informasi
1. Sistem
diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem
phisik (phisical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa
pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara phisik. Misalnya sistem
teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiranpemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem
phisik merupakan sistem yangsi ada secara phisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, system produksi
dan lain sebagainya.stem abstrak (abstract system)
2. Sistem
diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem
buatan manusia
(human made system). Sistem alamiah
adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya
sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara
manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang
menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi akuntansi merupakan
contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan computer yang
berinteraksi dengan manusia.isik (phisical system)
3. Sistem
diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan
sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi
dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara
bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem
dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang
tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan.
Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat
diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem
diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem
terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak
berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa
adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tertutup
ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang
ada hanyalah relatively closed system (secara relatip tertutup, tidak
benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan
terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan
menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena
sistem sifat terbuka dan terpengaruh oleh lingkunngan luarnya, maka suatu
sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik
harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatip tertutup karena sistem
tertutup akan bekerja secara otomatis, terbuka hanya untuk pengaruh yang baik
saja.
Pada sistem terbuka
ini, pengendalian persediaan barang ditangani oleh manusia. Dari hasil laporan
yang dihasilkan komputer, dipilih satu persatu unit barang yang sudah lebih
kecil atau sama dengan reoder point untuk dilakukan oleh pembelian.
Bandingkan dengan sistem
yang secara relatip tertutup berikut ini.
- Pengelompokan informasi
Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi,
sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem
yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh. Keadaan dari sistem dalam
hubungannya dengan keberakhirannya disebut dengan istilah entropy. Informasi
yang berguna bagi system akan menghindari proses entropy tersebut yang
disebut dengan negative entropy atau negentropy. Apakah sebenarnya
informasi itu, sehingga sangat penting artinya bagi suatu sistem? Informasi
dapat didefenisikan sebagai hasil
dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti
bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadiankejadian (event) yang
nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal atau data-item. Data adalah
kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian
(event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam
dunia bisnis, kejadian-kejadian yang terjadi adalah perubahan dari suatu nilai
yang disebut dengan transaksi.
Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai barang menjadi nilai
uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata (fact) adalah berupa
suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan
terjadi. Misalnya informasi “menabrak” merupakan informasi yang kurang jelas.
Informasi ini hanya menerangkan suatu kejadian saja, yaitu menabrak. Kesatuan
nyata, yaitu apa yang ditabrak, oleh siapa, dengan apa dan dimana tidak
dijelaskan oleh informasi tersebut. Supaya informasi menjadi lebih berguna dan
lebih mempunyai arti bagi penerimanya, seharusnya berbunya : “Ali mengendarai
mobil dan menabrak tiang listrik di jalan kaliurang kilometer 5”.
Untuk keperluan pengambilan keputusan, maka faktur-faktur tersebut perlu
diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu informasi. Beraneka ragam informasi
dapat dihasilkan darinya, misalnya :
Informasi berupa laporan penjualan tiap-tiap salesman, berguna bagi
manajemen untuk menetapkan besarnya komisi dan bonus.
Informasi
berupa laporan penjualan tiap-tiap daerah, berguna bagi manajemen untuk
pelaksanaan promosi dan pengiklanan.
Informasi
berupa laporan penjualan tiap-tiap jenis barang, berguna bagi manajemen untuk
mengevaluasi barang yang tidak atau kurang laku terjual. Dan lain sebagainya.
Telah disinggung bahwa data yang dilah untuk menghasilkan informasi
menggunakan suatu model proses yang tertentu. Misalnya data temperatur ruangan
yang didapat adalah dalam satuan derajad fahrenheit dan data ini masih dalam
bentuk yang kurang berarti bagi penerimanya yang terbiasa dengan satuan derajad
celcius. Supaya dapat lebih berarti dan berguna dalam bentuk informasi, maka
perlu diolah dengan melalui suatu model tertentu. Dalam hal ini dipergunakan
model matematis yang berupa rumus konversi dari suatu derajad fahrenheit
menjadi satuan derajad celcius.
Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian
menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan,
yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah
data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali
lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John
Burch disebut dengan siklus informasi (information cycle) atau ada yang
menyebutnya dengan istilah siklus pengolahan data (data processing cycles).
E.
Manajemen berbasis data dan informasi
1.
Menghimpun data dan informasi
Pengumpulan
Data dengan Metode Non Tes Untuk mendapatkan
data/informasi yang dibutuhkan ada beberapa macam metode yang dapat digunakan
antara lain sebagai berikut :
a. Observasi
Observasi
diartikan pengamatan dan pencatatan secara sistematik terhadap gejala yang
tampak pada objek penelitian. Berikut alat dan cara melaksanakan observasi.
Keunggulan metode ini adalah banyak gejala yang hanya dapat diselidiki dengan
observasi, hasilnya lebih akurat dan sulit dibantah, banyak objek yang hanya
bersedia diambil datanya hanya dengan observasi, misalnya terlalu sibuk dan
kurang waktu untuk diwawancarai atau mengisi kuesioner, kejadian yang serempak
dapat diamati dan dan dicatat serempak pula dengan memperbanyak observer, dan
banyak kejadian yang dipandang kecil yang tidak dapat ditangkap oleh alat
pengumpul data yang lain, yang ternyata sangat menentukan hasil penelitian.
Kelemahan
metode ini adalah observasi tergantung pada kemampuan pengamatan dan mengingat,
kelemahan-kelemahan observer dalam pencatatan, banyak kejadian dan keadaan
objek yang sulit diobservasi, terutama yang menyangkut kehidupan peribadi yang
sangat rahasia, dan oberservasi sering menjumpai observer yang bertingkah laku
baik dan menyenangkan karena tahu bahwa ia sedang diobservasi.
Banyak
gejala yang hanya dapat diamati dalam kondisi lingkungan tertentu, sehingga
dapat terjadi gangguan yang menyebabkan observasi tidak dapat dilakukan. Berikut
ini adalah alat dan cara melaksanakan observasi, yaitu:
1) Catatan
Anekdot (Anecdotal Record)
Alat
untuk mencatat gejala-gejala khusus atau luar biasa menurut urutan kejadian,
catatan dibuat segera setelah peristiwa terjadi. Pencatatan ini dilakukan terhadap
bagaimana kejadiannya, bukan pendapat pencatat tentang kejadian tersebut.
2) Catatan
Berkala (Incidental Record)
Pencatatan
berkala walaupun dilakukan berurutan menurut waktu munculnya suatu gejala
tetapi tidak dilakukan terus menerus, melainkan pada waktu tertentu dan
terbatas pula pada jangka waktu yang telah ditetapkan untuk tiap-tiap kali
pengamatan.
3) Daftar Chek (Check
List)
Penataan
data dilakukan dengan menggunakan sebuah daftar yang memuat nama observer dan
jenis gejala yang diamati.
4) Skala
Penilaian (Rating Scale)
Pencatatan
data dengan alat ini dilakukan seperti chek list. Perbedaannya
terletak pada kategorisasi gejala yang dicatat. Dalam rating scale tidak
hanya terdapat nama objek yang diobservasi dan gejala yang akan diselidiki akan
tetapi tercantum kolom-kolom yang menunjukkan tingkatan atau jenjang setiap
gejal tersebut.
5) Peralatan
Mekanis (Mechanical Device)
Pencatatan
dengan alat ini tidak dilakukan pada saat observasi berlangsung, karena
sebagian atau seluruh peristiwa direkan dengan alat elektronik sesuai dengan
keperluan.
b. Angket
atau kuesioner (questionnaire)
Angket
atau kuesioner merupakan suatu teknik pengumpulan data secara tidak langsung
(peneliti tidak langsung bertanya jawab dengan responden). Instrumen atau alat
pengumpulan datanya juga disebut angket berisi sejumlah pertnyaan-pertanyaan
yang harus dijawab atau direspon oleh responden. Responden mempunyai kebiasaan
untuk memberikan jawaban atau respon sesuai dengan presepsinya. Kuesioner merupakan
metode penelitian yang harus dijawab responden untuk menyatakan pandangannya
terhadap suatu persoalan. Sebaiknya pertanyaan dibuat dengan bahasa sederhana
yang mudah dimengerti dan kalimat-kalimat pendek dengan maksud yang jelas.
Penggunaan
kuesioner sebagai metode pengumpulan data terdapat beberapa keuntungan,
diantaranya adalah pertanyaan yang akan diajukan pada responden dapat
distandarkan, responden dapat menjawab kuesioner pada waktu luangnya,
pertanyaan yang diajukan dapat dipikirkan terlebih dahulu sehingga jawabannya
dapat dipercaya dibandingkan dengan jawaban secara lisan, serta pertanyaan yang
diajukan akan lebih tepat dan seragam. Kuesioner dapat dibagi menjadi empat,
yaitu:
1) Kuesioner tertutup. Setiap
pertanyaan telah disertai sejumlah pilihan jawaban. Responden hanya memilih
jawaban yang paling sesuai.
2) Kuesioner terbuka. Dimana
tidak terdapat pilihan jawaban sehingga responden haru memformulasikan
jawabannya sendiri.
3) Kuesioner kombinasi terbuka
dan tertutup. Dimana pertanyaan tertutup kemudian disusul dengan pertanyaan
terbuka.
4) Kuesioner semi terbuka.
Pertanyaan yang jawabannya telah tersusun rapi, tetapi masih ada kemungkinan
tambahan jawaban.
c. Wawancara
Wawancara
informasi merupakan salah satu metode pengumpulan data untuk memperoleh data
dan informasi dari siswa secara lisan. Proses wawancara dilakukan dengan cara
tatap muka secara langsung dengan siswa. Selama proses wawancara petugas
bimbingan mengajukan pertanyaan, meminta penjelasan dan jawaban dari pertanyaan
yang diberikan dan membuat catatan mengenai hal-hal yang diungkapkan kepadanya.
Secara garis besar ada dua macam pedoman wawancara, yaitu:
1) Pedoman wawasan tidak
terstruktur, yaitu pedoman wawancara yang hanya memuat garis besar yang akan
ditanyakan. Tentu saja kreativitas pewawancara sangat diperlukan, bahkan hasil
wawancara dengan jenis pedoman ini lebih banyak tergantung dari pewawancara.
Pewawancaralah sebagai pengemudi jawaban responden. Jenis interviu ini cocok
untuk penilaian khusus.
2) Pedoman wawancara
terstruktur, yaitu pedoman wawancara yang disusun secara terperinci sehingga
menyerupai check-list. Pewawancara tinggal membubuhkan tanda (check) pada
nomor yang sesuai.
Pedoman
wawancara yang banyak digunakan adalah bentuk “semi structured”. Dalam hal ini
maka mula-mula interviewer menanyakan serentetan pertanyaan yang sudah
terstruktur, kemudian satu per satu diperdalam dalam mengorek keterangan lebih
lanjut. Dengan demikian jawaban yang diperoleh bisa meliputi semua variabel,
dengan keterangan yang lengkap dan mendalam.
d. Studi Dokumenter (documentary
sudy)
Studi
dokumenter merupakan merupakan suatu teknik pengumpulan data dengan menghimpun
dan menganalisis dokumen-dokumen, baik dokumen tertulis,gambar maupun
elektronik. Dokumen yang telah diperoleh kemudian dianalisis (diurai),
dibandingkan dan dipadukan (sintesis) membentuk satu hasil kajian yang
sistematis, padu dan utuh. Jadi studi dokumenter tidak sekedar mengumpulkan dan
menuliskan atau melaporkan dalam bentuk kutipan-kutipan tentang sejumlah
dokumuen yang dilaporkan dalam penelitian adalah hasil analisis terhadap
dokumen-dokumen tersebut.
Metode
dokumentasi, yaitu mencari data mengenai hal-hal atau variabel yang berupa
catatan, transkrip, buku, surat kabar, majalah, prasasti, notulen rapat,
lengger, agenda, dan sebagainya. Dibandingkan dengan metode lain, maka metode
ini agak tidak begitu sulit, dalam arti apabila ada kekeliruan sumber datanya
masih tetap, belum berubah. Dengan metode dokumentasi yang diamati bukan benda
hidup tetapi benda mati. Dalam menggunakan metode dokumentasi ini peneliti
memegang check-list untuk mencari variabel yang sudah ditentukan. Apabila
terdapat/muncul variabel yang dicari, maka peneliti tinggal membubuhkan tanda
check atau tally di tempat yang sesuai. Untuk mencatat hal-hal yang bersifat
bebas atau belum ditentukan dalam daftar variabel peneliti dapat menggunakan
kalimat bebas.
e. Otobiografi
Otobiografi
merupakan karangan yang dibuat oleh siswa mengenai riwayat hidupnya sampai pada
saat sekarang. Riwayat hidup itu dapat mencakup keseluruhan hidupnya dimasa
lamoau atau hanya beberapa aspek kehidupannya saja. Keunggulan metode ini
adalah di samping menceritakan kejadian-kejadian dimasa lalu terungkap pula
pikiran dan perasaan subjektif tentang kejadian tersebut, menolong Konselor
memahami kehidupan batin siswa dan membantu siswa menyadari garis besar riwayat
perkembangannya sampai sekarang, berunsur subjektifitas sehingga siswa
menggambarkan dunia ini, dilihat dari sudut pandang sendiri (internal
frame of reference). Sedangkan kelemahan metode ini adalah unsur
subjektifitas juga menimbulkan kesulitan bagi interpretasi, karena siswa
cenderung melebihkan-lebihkan kebaikan atau kelemahan sendiri dan menilai
peranan orang lain secara berat sebelah dan memerlukan waktu yang lama,
f. Sosiometri
Sosiometri
merupakan suatu metode untuk memperoleh data tentang jaringan sosial dalam
suatu kelompok, yang berukuran kecil antara 10-50 orang, data diambil
berdasarkan preferensi pribadi antara anggota kelompok.
Keunggulan
metode ini adalah mungkin kelebihan terbesar teknik sosiometri adalah teknik
ini memberikan informasi obyektif mengenai fungsi-fungsi individu dalam
kelompoknya, dimana informasi ini tidak dapat diperoleh dari sumber yang lain.
Sedangkan kelemahan metode ini adalah perlu diketahui bahwa tes sosiometri,
tidak memberikan jawaban yang pasti. Tes ini hanya bisa memberikan indikasi
struktur social atau petunjuk bagi peneliti tentang individu pada periode
tertentu, seluruh teori sosiometri atau postulatnya belum dites dan
dikembangkan sampai pada tingkat yang tak tersangkal kebenarannya, dan siswa
cenderung memilih bukan atas dasar pertimbangan dengan siapa dia akan paling
berhasil dalam melakukan kegiatan (sosiogroup)melainkan atas dasar
simpati dan antipati (psychogroup).