Jumat, 12 September 2014

Pengatar administrasi kelas XI

Prosedur Operasi Standar (POS)
I.          Pengertian dan pentingnya prosedur operasi standar

Prosedur adalah tata cara kerja atau tata urutan pelaksanaan kerja yang sudah ditetapkan dengan standar tertentu.
Prosedur oprasional standar adalah dokumen tertulis yang  memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demitahap dan sistematis. Prosedur oprasioanal standar adalah tata cara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk  menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.
Produk adalah semua jenis pelayanan yang dihasilkan /dikerjakan oleh suatu unit kerja baik yang berupa barang maupun jasa. Standard Operating Proscedure yang selanjutnya disebut SOP adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi PT Surabaya Industrial Estate Rungkut (SIER), bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa diakukan.

Rudi M Tambunan:
SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar, dan sistematis

Asal usul SOP
  SOP medik, penanganan pasien, kesehatan, teknik, lingkungan dan penyelamatan
  SOP Tugas rutin yang mengandung resiko
  SOP penanggulangan kebakaran, pilot pesawat terbang
A.    Simbol-simbol prosedur
Simbol-simbol merupakan suatu gambar yang menjelaskan suatu proses tertentu dalam SOP (Standard Operating Proscedure)

Simbol-simbol yang digunakan dalam penyusunan SOP
 


 



















B.     Prinsip-prinsip dan teknik penyusunan prosedur operasi standar (POS)

Dalam Penyusunan SOP adada beberapa prinsip yang harus dilaksanakan agar SOP tersebut dapat  dilaksanakan. Prinsip SOP tersebut yaitu:
1)      Kemudahan
SOP harus dibuat secara jelas, sederhana dan tidak berbelitbelit sehingga mudah dimengerti dan diterapkan.
2). Kejelasan
SOP harus dapat memberikan kejelasan kapan dan siapa yang harus melaksanakan kegiatan, berapa lama waktu yang dibutuhkan, dan sampai dimana tanggung jawab masingmasing pegawai
3). Keterukuran
SOP dapat memberikan pedoman yang terukur baik mengenai norma waktu, hasil kerja yang tepat dan akurat, maupun rincian biaya yang timbul dan tata cara pembayaran bila diperlukan adanya pembayaran.
4). Fleksibilitas
SOP harus mudah dirumuskan dan selalu bisa menyesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan kebijakan yang berlaku.


C.    ASAS-ASAS PENYUSUNAN SOP
1).  Asas Pembakuan SOP disusun berdasarkan tata cara dan bentuk yang telah dibakukan sehingga dapat menjadi acuan yang baik dalam melaksanakan suatu tugas.
2).  Asas Pertanggungjawaban SOP dapat dipertanggung jawabkan baik dari sisi isi, bentuk,
prosedur, standar yang ditetapkan maupun keabsahannya.
3).  Asas Keterkaitan Bahwa dalam pelaksanaan SOP senantiasa terkait dengan kegiatan administrasi umum lainnya baik secara langsung maupun tidak langsung
4).  Asas Kecepatan dan Kelancaran Sebagai pendukung dalam melaksanakan tugas maka SOP dapat digunakan untuk menjamin terselesainya suatu tugas pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan, tepat sasaran, menjamin kemudahan dan kelancaran secara procedural.
5).  Asas Keamanan SOP harus dapat menjamin kepentingan semua pihak yang terlibat dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan apa yang telah ditetapkan sehingga dapat tercipta kenyamanan dalam pelaksanaan tugas.
6).  Asas Keterbukaan SOP dapat menciptakan transparasi dalam pelaksanaan tugas sehingga tidak akan muncul kecurigaan.
D.    Teknik penyusunan prosedur operasi standar
1) Penyusunan SOP Baru Dengan mengacu kepada tugas dan fungsi Pimpinan Unit Kerja berkewajiban penyusun SOP yang akan diberlakukan di Unitnya masing-masing dan menyampaikan usulan SOP tersebut kepada Satuan Pengawasan Internal (SPI) untuk dimintakan pengesahan melalui Surat Keputusan Direksi (SKD) melalui bagian Hukum

2). Perubahan SOP  Pimpinan Unit Kerja menyampaikan usulan penetapan perubahan SOP yang dianggap telah tidak sesuai dengan keadaaan dilapangan yang telah diadakan revisi seperlunya kepada Satuan Pengawasan Internal (SPI) untuk memperoleh pengesahan Surat Kepututsan Keputusan Direksi (SKD) melalui bagian Hukum.


E.     TIPE, FORMAT DAN KATAGORI SOP

1. TIPE SOP
SOP dibedakan kedalam dua tipe, yaitu SOP teknis dan SOP administratif. SOP teknis digunakan untuk kegiatan-kegiatan yang cenderung sangat bersifat teknis dan repetitife, sedangkan SOP administratif digunakan untuk pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya administratif. Secara lebih rinci perbedaan antara SOP teknis dan SOP administratif adalah sebagai berikut :
·   SOP teknis SOP teknis disusun untuk kegiatan yang terkait dengan teknis
·   SOP Administratif SOP Administratif disusun untuk kegiatan penyelenggaran  
            dministrasi
2. FORMAT SOP
Format SOP yang digunakan dilingkungan PT Surabaya Industrial Estate Rungkut (SIER) adalah format diagram alur (flowchart)
   
3. KATAGORI SOP
SOP di PT Surabaya Industrial Estate Rungkut (SIER) dikelompokan menjadi 4 (empat) katagori dan sub katagori terdiri dari 16 (enam belas) yaitu :
Katagori : SOP Kantor Pusat
Sub katagori : Sumber Daya Manusia
Sub katagori : Keuangan & Akuntansi
Sub katagori : Umum & Pengadaaan
Sub katagori : Pengembangan & Pemasaran
Katagori : SOP SBU Usaha Jasa Logistik & Penunjang
Sub katagori : Administrasi & Penagihan
Sub katagori : Wisma SIER
Sub katagori : Stasiun Pompa Bahan Bakar Umum
Sub katagori : Gudang Logistik
Sub katagori : Fasilitas Olah Raga
Sub katagori : Periklanan
Katagori : SOP SBU SIER
Sub katagori : Umum, Keuangan & Keamanan
Sub katagori : Bisnis & Hubungan Pelanggan
Sub katagori : Pengendalian Lingkungan
Katagori : SOP SBU PIER
Sub katagori : Umum, Keuangan & Keamanan
Sub katagori : Bisnis & Hubungan Pelanggan
Sub katagori : Pengendalian Lingkungan

F.     Analisis sistem dan prosedur kerja

1.      Untuk siapa SOP dibuat?
·      SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan. Ini bisa berarti para karyawan produksi, resepsionis, office boy, supir, staf administrasi di kantor, pabrik atau gudang, supervisor dan manager.

·      SOP akan berbeda untuk pekerjaan yang dilakukan sendirian, untuk pekerjaan yang dilakukan secara tim dan untuk pengawas pekerjaan tsb.


2.      Kapan SOP disusun?
·            SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan.
·            SOP digunakan utk menilai apakah pekerjaan tsb sudah dilakukan dgn baik atau tidak.
·            Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi setelah 1-2 bulan trial.
·           Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yg bisa diakibatkan oleh adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan semua yg mempengaruhi lingkungan kerja
·           Mintakan masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan perbaikan SOP secara teratur

3.      Sepanjang apa SOP disusun?
·           Tidak ada aturan yg membatasi panjang pendeknya SOP, karena SOP digunakan oleh berbagai macam orang untuk tujuan yg berbeda, dgn tetap harus lengkap dan akurat
·           Walau demikian, SOP yg ringkas akan lebih memudahkan para pelaksana, dengan demikian sebuah prosedur kerja yg panjang bisa dibagi menjadi 2-3 SOP (seperti dipisah menjadi SOP Tahap Persiapan, SOP Tahap Pelaksanaan dan SOP Tahap Penyelesaian)

4.      Siapa yang menyusun SOP?
Idealnya, SOP disusun oleh 1 tim yg terdiri atas:
  Penulis SOP (author)
  Pelaksana di lapangan (employee)
  Pengawas lapangan (supervisor)
  Atasan pengawas (manager)


G.    Analisis tugas, dan analisis prosedur

Standard Operating Procedures Kedudukannya dalam Organisasi dan Manajemen Organisasi adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang tergabung karena ketertarikan, minat, dan niat yang sama yang kemudian secara sah membentuk badan sebagai wadah untuk mencapai tujuan bersama (Siagian,2006).

Faktor Essential Organisasi dalam penyusunan SOP
  Terkait dengan Keputusan, maka dalam penyusunan SOP yang efektif harus merujuk pada struktur organisasi. Kelemahannya adalah tidak fleksible, berubah organisasi, berubah SOP
  Terkait dengan fleksibilitas, maka penyusunan SOP yang efektif harus disusun dengan memperhatikan fungsi organisasi atau proses bisnis yang ada dalam organisasi
  Conclusion II: Dalam penyusunan SOP harus memperhatikan dan berdasarkan pada Struktur Organisasi dan Proses Bisnis (Fungsi organisasi)




H.    Pengelolaan waktu yang efektif dalam menangani pekerjaan kantor

1. Manajemen Waktu yang Efektif

Waktu merupakan komoditi yang terbatas (Keenan, 1995). Semua orang mempunyai sumber waktu yang sama yaitu 24 jam atau 86.400 detik setiap hari. Namun ada sebagian orang yang mengaku tidak mempunyai cukup waktu untuk melakukan sesuatu, sebagian lagi justru dapat menyelesaikan banyak hal dibandingkan dengan orang lain. Kebiasaan-kebiasaan yang seringkali dilakukan bahkan menjadi sumber masalah dalam pemborosan waktu. Kebiasaan seperti melakukan hal-hal yang sebetulnya tidak perlu dikerjakan sama sekali tanpa disadari adalah sesuatu yang sering dilakukan. Ini merupakan cara yang umum
dilakukan oleh banyak orang. Contoh kebiasaan ini antara lain mengerjakan halhal yang tidak penting hanya karena sejak lama hal itu sudah biasa dilakukan, melakukan pencatatan terhadap beberapa set buku transaksi dan masih melakukan sistem manual padahal sudah dapat dikerjakan dengan  komputerisasi.

Kebiasaan lain adalah melakukan sesuatu yang dapat dan seharusnya dikerjakan orang lain. Seseorang seringkali merasa lebih ahli atau lebih cepat mengerjakan sesuatu pekerjaan dibandingkan dengan orang lain. Seseorang tidak percaya akan kemampuan atau kinerja orang lain, sehingga pendelegasian tugas kurang. Oleh karena itu, waktu yang digunakan terbuang hanya gara-gara kekhawatiran yang sebenarnya tidak perlu dilakukan.

Membuang waktu orang lain dengan sia-sia tanpa disadari sebenarnya juga menjadi sumber ketidakefektifan. Ketika menyelenggarakan rapat atau pertemuan terlambat berarti telah membuang waktu orang lain, terutama orang yang hadir lebih awal. Perencanaan atau persiapan yang kurang, tujuan rapat yang tidak jelas atau hanya penyelenggaraan rapat yang memenuhi program rutinitas menjadi penyebabnya.

Hal-hal tersebut sebenarnya hanya masalah bagaimana orang melakukan manajemen terhadap waktu yang dimiliki. Seseorang diharapkan dapat berkonsentrasi dalam membuat pilihan dan menyadari hal-hal yang dapat memotivasi dalam membuat pilihan tesebut.

Dalam kehidupan moderen seperti sekarang ini, semua orang dituntut untuk dapat lebih profesional dalam bekerja maupun menjalani kehidupan pribadi. Tuntutan tersebut sangat dirasakan ketika upaya pelayanan dalam berbagai bidang menjadi hal yang sangat vital. Untuk itu, dalam menjalani kehidupan terutama dalam menyelesaikan pekerjaannya, seseorang perlu melakukan manajemen diri. Manajemen waktu merupakan salah satu manajemen diri dalam upaya agar seseorang dapat lebih professional bekerja. Manajemen waktu adalah suatu kemampuan untuk mengalokasikan waktu dan sumber-sumber untuk mencapai tujuan (Dejanasz, 2002: 66). Keterampilan dalam mengelola waktu adalah bagaimana kita meluangkan waktu untuk memprioritaskan dan mencapai beberapa tujuan kehidupan serta menghasilkan kesejahteraan.

Manajemen waktu merupakan keterampilan personal da manajerial. Hal ini merupakan proses untuk menyusun dan mencapai tujuan, memperkirakan waktu dan sumber-sumber waktu yang dibutuhkan untuk mencapai masing-masing tujuan dan mendisiplinkan diri sendiri memfokuskan pada tujuan. Seorang manajer yang efektif dapat mengelola waktu sehingga dapat meningkatkan produktivitas. Selain itu, manjemen waktu dapat mengurangi tingkat stress (Dejanasz, 2002: 66).

a.    Pemborosan Waktu
Membuang waktu merupakan hal yang sangat mudah dilakukan, bahkan seringkali tanpa disadari telah melakukannya berkali-kali. Kegiatan yang membuang waktu merupakan kegiatan memboroskan waktu yang hendaknya tidak banyak dilakukan. Kegiatan seperti itu bahkan harus dihindari. Beberapa contoh membuang waktu antara lain :
1. Pergi ke tempat yang sama dua kali gara-gara lupa sesuatu
2. Melamunkan kejadian yang telah atau akan terjadi
3. Hanya memandangi tumpukan pekerjaan yang tertunda semakin tinggi
4. Tidak menemukan selembar kertas penting pada saat diperlukan
5. Menghabiskan waktu mencari sesuatu di tempat yang bukan tempatnya
karena lupa meletakkan

b.   Beberapa Penyebab Pemborosan Waktu
Pada saat mencoba untuk menyelesaikan pekerjaan, seringkali tanpa disadari waktu telah hilang tidak diharapkan. Setelah baru disadari akan adanya beberapa hal yang menyebabkan waktu hilang dengan percuma. Menurut Treacy (1993), ada hal-hal yang umum menyebabkan pemborosan waktu : tidak menemukan apa yang dicari, pertemuan, telepon, interupsi, penangguhan, kertas kerja yang kecil-kecil, kemelut, urutan pelimpahan yang terbalik, ingin segalanya sempurna dan gangguan Gambaran dari pemborosan waktu tersebut adalah :
1. Tidak menemukan apa yang dicari
Beberapa orang mungkin jengkel ketika harus menghabiskan waktu untuk mencari kertas catatan atau dokumen yang salah taruh. Apalagi kalau sedang dikejar-kejar target waktu. Apabila setiap kali hal ini terjadi dan menghabiskan waktu 1 menit atau bahkan lebih, maka bisa dibayangkan berapa lama waktu yang terbuang untuk melakukan sesuatu yang tidak produktif seperti ini.
2. Pertemuan
Dalam pekerjaan, seringkali diminta untuk menghadiri rapat. Namun seringkali rapat yang diadakan tersebut tidak relevan dengan pekerjaan kita, memakan waktu yang lama, bahkan rapat dimulai terlambat.
3. Telepon
Berkaitan dengan penanganan telepon, seringkali kebanyakan orang melakukan sesuatu pemborosan waktu tanpa disadari. Beberapa hal misalnya banyaknya telepon berdering setiap hari, pembicaraan telepon yang bertele-tele, mengulang telepon karena ada sesuatu yang terlupakan dan sebagainya.
4. Interupsi
Interupsi oleh orang lain ke meja kerja seringkali tidak dapat dihindari.  Interupsi ini kadang tanpa disadari memang didukung oleh perilaku kita yang menghentikan apa yang kerjakan ketika ada interupsi. Hal ini dilakukan salah satunya karena ada perasaan tidak enak terhadap orang lain.
5. Penangguhan
Tugas yang menumpuk cenderung ditangguhkan. Beberapa orang membuat alasan-alasan untuk melakukan penundaan. Padahal dengan penundaan-penundaan justru tugas semakin menumpuk.

6. Kertas kerja yang kecil-kecil
Kertas kerja seringkali menjadi sumber pemborosan waktu. Hal itu terjadi karena cara kerja yang tidak efektif. Suatu data yang perlu direkam harus melalui proses pencatatan ulang (pemindahan data) dalam beberapa kertas atau buku.
7. Kemelut
Ada mungkin dari waktu yang dimiliki, dihabiskan hanya karena terjebak pada suatu kemelut. Bahkan seringkali seseorang tergopohgopoh dari suatu kemelut ke kemelut yang lain. Namun perlu dipertanyakan apakah kemelut yang ditangani betul-betul masalah yang perlu dihadapi saat ini.
8. Urutan pelimpahan yang terbalik
Ada sebagian orang yang memboroskan waktu dengan membiarkan bawahannya meninggalkan pekerjaan di atas meja mereka hanya untuk mendapatkan masukan. Misalnya dengan ungkapan “taruh di situ, biar saya periksa dulu”.
9. Ingin segalanya sempurna
Keinginan agar segalanya sempurna, seringkali membuat sesuatu
yang penting menjadi tidak tergarap. Hal ini karena sebenarnya sesuatu
yang kita kerjakan cukup hanya dengan 90% keberhasilan, tetapi kita
mentargetkan harus berhasil 100%.
            10. Gangguan
Gangguan yang terjadi ketika mengerjakan suatu tugas seringkali tidak dapat dihindarkan. Pekerjaan yang menumpuk di atas meja bahkan bias merengggut perhatian, sehingga proses kerja sebelumnya menjadi terganggu.

Penilaian Diri
Penilaian diri merupakan salah satu cara untuk mengetahui masalah yang betul-betul terjadi. Langkah pertama dalam meningkatkan keterampilan manajemen waktu adalah melakukan penilaian diri dalam menggunakan waktu. Langkah ini meliputi:
1. Menganalisis penggunaan waktu saat ini
2. Mengidentifikasi hal-hal yang memboroskan waktu
3. Mengubah kebiasaan
Dalam menganalisis penggunaan waktu, perlu mengajukan pertanyaanpertanyaan pada diri sendiri mengenai bagaimana penggunaan waktu yang telah dilakukan. Pertanyaan-pertanyaan tersebut, misalnya : seberapa besar proporsi pekerjaan yang dikerjakan sesuai target, berapa banyak interupsi yang telah dihadapi, apakah selama ini betul-betul produktif atau hanya sibuk dsb. Jawaban dari beberapa pertanyaan tersebut diharapkan dapat memberikan pemahaman mengenai bagaimana penggunaan waktu sekarang ini. Hal–hal yang memboroskan waktu juga perlu diketahui. Kebanyakan orang baru menyadari ternyata banyak waktu yang telah terbuang dengan percuma. Hal ini bisa diakibatkan oleh kebiasaan-kebiasaan yang sering dlakukan. Oleh karena itu, mengubah kebiasaan menjadi sesuatu yang tidak kalah penting dalam keterampilan manajemen waktu. Mengubah kebiasaan ini bukan satu hal yang mudah dilakukan, apalagi kalau kebiasaan tersebut telah menjadi sesuatu yang melekat dalam diri. Namun tanpa ada itikat untuk mengubah kebiasan tersebut, akan selalu terjebak dengan penggunaan waktu yang tidak efektif. Akibat selanjutnya adalah kehidupan kerja atau bahkan
kehidupan pribadi tidak mencapai kesejahteraan.




Mengubah Kebiasaan
Mengenal diri dan mengenal pemboros waktu merupakan modal besar untuk melakukan perubahan diri. Kebiasaan-kebiasaan yang sering tidak disadari memboroskan waktu memerlukan perbaikan. Kebiasaan yang menurut kita tidak efektif dalam menggunakan waktu hendaknya diubah menjadi kebiasaan menggunakan waktu yang efektif. Oleh karena itu, hal yang penting dilakukan adalah memusatkan diri pada upaya-upaya untuk menghilangkan kebiasaan yang memboroskan waktu. Beberapa hal yang memboroskan waktu sudah disampaikan di atas. Hal – hal tersebut seringkali tidak disadari, karena itu sudah menjadi sesuatu yang rutin menjadi kebiasaan    sehari-hari.  Dan karena sudah menjadi kebiasaan sehari-hari tampaknya sulit untuk dirubah. Namun yang namanya mengubah kebiasaan memerlukan waktu dan usaha. Sebuah perubahan memerlukan proses.

Kebiasaan sangat erat kaitannya dengan karakter. Karakter kita pada dasarnya adalah gabungan kebiasaan-kebiasaan kita (Covey, 1994). Mengubah kebiasaan berarti mengubah karakter kita. Tentu saja hal ini bukan suatu hal yang mudah dilakukan. Hal ini karena kebiasaan secara konsisten dilakukan terus-menerus, setiap hari dan seringkali tidak disadari. Kebiasaan ini selain akan menghasilkan kefektifan juga ketidakefektifan kita. Mengubah kebiasaan penggunaan waktu yang tidak efektif dapat dimulai dengan menuliskan beberapa hal yang memboroskan waktu. Kemudian membuat daftar masalah yang dapat ditimbulkan karena kebiasaan tersebut.

Berikutnya adalah memvisualisasikan kebiasaan menghemat waktu. Dalam hal
ini, membayangkan kegiatan-kegiatan yang menghemat waktu. Semua pikiran
yang menyebabkan penangguhan waktu segera dihilangkan. Langkah selanjutnya adalah mengembangkan kebiasaan yang menghemat waktu. Sebelumnya perlu dituliskan beberapa langkah yang menghemat waktu.

Pengelolaan Tugas
Ada beberapa orang yang sibuk dengan tugas pekerjaan, namun dapat
menyelesaikan tugas dengan baik. Ada juga orang hanya tergopoh-gopoh dari
kemelut satu ke kemelut lain, tapi tugas tidak selesai. Hal ini bias disebabkan
orang tersebut tidak dapat mengelola tugasnya. Agar dapat mengelola tugas
dengan baik, maka ada beberapa langkah penting, yaitu :
1.    Mengetahui tanggung jawab
Dalam setiap pekerjaan, memiliki deskripsi tugas. Deskripsi tugas ini menggambarkan secara garis besar tugas dan bidang tanggung jawab. Dengan deskripsi ini seseorang diharapkan dapat menyadari keberadaannya dan mengidentifikasi segala sesuatu yang seharusnya dikerjakan.
2. Menetapkan tujuan
Menetapkan tujuan dan mencapai tujuan merupakan bagian yang paling utama dalam pengaturan waktu. Dengan tujuan tersebut, seseorang akan lebih mudah untuk mengetahui dari mana harus memulai pekerjaan. Selain itu, juga memudahkan untuk memutuskan apa yang penting dan perlu untuk dilakukan. Dengan demikian, akan dapat terhindar dari tindakan yang membuang waktu.




3. Mengidentifikasi prioritas
Tugas-tugas yang harus dikerjakan mungkin banyak. Apabila dapat  mengidentifikasi prioritas dari tugas-tugas tersebut, maka memudahkan untuk mencapai tujuan. Dalam menentukan priporitas tugas, perlu membuat kategori :
a. Tugas mendesak
Hal-hal yang mendesak sangat memerlukan perhatian, tetapi mungkin saja sesuatu yang sepele. Namun seringkali hal-hal yang mendesak tampak penting karena ada batasan waktu. Tugas tersebut memerlukan reaksi segera tetapi tidak seharusnya menghabiskan waktu terlalu banyak. Untuk itu, mungkin seharusnya menunda  sesuatu yang mendesak untuk mengerjakan sesuatu yang penting. Tugas yang termasuk dalam kategori ini antara lain mengangkat telepon, menjawab email dsb.
b. Tugas penting
Tugas yang penting biasanya sangat terkait dengan tugas utama. Tugas  ini memerlukan pertimbangan yang cermat dan seringkali memerlukan waktu ekstra untuk memikirkannya. Tugas penting misalnya membuat program layanan untuk tahun berikutnya. Tentu saja ada juga tugas yang mendesak dan penting. Apabila ini terjadi, maka memerlukan perhatian secara penuh.

I.       Strategi Manajemen Waktu
Ada beberapa strategi manajemen waktu. Seseorang dapat meluangkan waktu kira-kira 10 s.d. 15 menit untuk mengelola jadual kegiatan.
1. Membiasakan diri untuk menyiapkan daftar. Daftar ini berisi segala sesuatu yang butuh untuk dilakukan dan memprioritaskan menurut tingkat kepentingannya.
2. Merencanakan kegiatan tertentu dilakukan pada waktu yang tertentu pula. Hal ini diperlukan disiplin diri.
3. Menemukan waktu bekerja yang optimal. Masing-masing orang memiliki waktu optimal untuk bekerja. Waktu yang dimiliki tersebut dapat digunakan untuk menyelesaikan tugas-tugas secara maksimal.
4 Memprioritaskan tugas-tugas berdasarkan tingkat kepentingannya seperti vital, penting, harus dilakukan hari ini atau dapat dilakukan besok.
5.    Pengorganisasian. Seseorang perlu memilih atau mengatur lingkungan dalam menyelesaikan tugas. Dalam hal ini, mungkin diperlukan suasana atau lingkungan yang dipersyaratkan, misalnya harus bebas dari material yang tidak diperlukan, mengurangi gangguan (telepon atau kehadiran orang lain) atau interferensi lingkungan (musik, kebisingan)
6. Pendelegasian. Seseorang perlu menentukan tugas-tugas atau kegiatankegiatan
yang memungkinkan untuk dapat dikerjakan oleh orang lain.



7. Membedakan antara “segera” dan penting”. Untuk membedakan hal ini dapat dilihat pada Matrik Pengelolaan Waktu berikut ini :









II.          II. Otomatisasi Perkantoran
OtomatisasiKantormerupakansebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.
a)      Asalmulaotomatisasikantordiawal1960-an, ketikaIBM menciptakanistilahword processinguntukmenjelaskankegiatandivisimesintiklistriknya.
b)       Buktinyata, padatahun1964, IBM memasarkanmesinyang disebutMagnetic Tape/SelectricTypewriter (MT/ST) yaitumesinketikyang dapatmengetikkata-katayang telahdirekamdalampita magnetiksecaraotomatis.

A.      Definisi Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi kantor merupakan aplikasi teknologi informasi yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas karyawan Beberapa sistem otomatisasi kantor adalah formal dalam arti terencana dan terdokumentasi dengan menggunakan prosedur tertulis Kebanyakan otomatisasi kantor tidak terencana dengan baik dan tidak terdokumentasi secara tertulis. Otomatisasi kantor ini disebut sebagai otomatisasi perkantoran informal.

Yang membedakan otomatisasi kantor dengan sistem informasi berbasis komputer lain adalah penekanan pada komunikasi. Otomatisasi kantor dimaksudkan untuk mempermudah berbagai jenis komunikasi baik lisan maupun tulisan secara internal maupun dengan pihak luar Otomatisasi kantor digunakan oleh semua karyawan yang bekerja di kantor, seperti : Manajer, Propesional, Sekretaris dan Clerical.

B.       Dampak otomatisasi dalam administrasi perkantoran
Otomatisasi kantor memungkinkan karyawan dapat memproses lebih banyak dokumen, lebih cepat dan lebih baik Beberapa aplikasi otomatisasi kantor adalah:
·            Pengolah kata
·            Surat elektronik
·            Surat suara
·            Kelender elektronik
·            Konferensi audio
·            Konferensi video
·            Konferensi komputer
·            Facsimile
·            Teks video
·           Pembuatan image

C.      Penerapan otomatisasi dalam administrasi perkantoran
a)        Word Processing

Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronic yang  secara omatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketika atau cetak.

Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain




b)      Electronik Mail

Electronic mail yang dikenal dengan  e-mail adalah penggunaan jaringan computer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan meneri mapesan dengan menggunakan terminal computer danperalatan penyimpanan.



c)     Voice Mail

Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan
mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggi lpesan yang telah dikirimkan kepada anda


d)     Electronic Calendaring
Kalender Elektronik (Electronic Calendaring) - Merupakan jaringan komputer
yang digunakan untuk menyimpan, membaca jadwal dan janji manajer.




e)     Audio Conferencing
Audio conferencing adalah pengguna anperalatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang terseba rsecara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.

Audio conferencing adalah aplikasi oa pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.


f)       Video Conferencing
Konferensi video (Video Conferencing) - Konferensi yang menggunakan peralatan televisi untuk menghubungkan berbagai peserta konferensi yang dipisahkan secara geografis.


g)     Computer Conferencing

Konferensi komputer - Konferensi-komputer dan e-mail pada dasarnya hampir sama. Hanya ada satu hal kecil yang membedakannya yaitu masalah siapa pemakainya.

Konferensi komputer hanya digunakan oleh mereka yang terlibat dalam suatu team tertentu, sedangkan e-mail bisa digunakan oleh siapa saja.


h)     Facsimile Transmission
Fax (Facsimile) - Penggunaan peralatan khusus untuk mengirim dokumen dari satu lokasi ke lokasi lain melalui saluran komunikasi.



i)        Video text

Videotext adalah penggunaan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.

j)        Image Storage And Retrieval

Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan.

Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and  retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan  pemahaman masalah.
k)     Desktop Publishing
Desktop publishing - merupakan aplikasi dari otomatisasi kantor yang menggunakan komputer dan software tertentu untuk menghasilkan output yang berkualitas. Sebagai contoh adalah penggunaan page maker untuk membuat dokumen berkualitas tinggi dan software lainnya yang mendukung.
































III. Sistem Informasi Manajemen
a. Konsep Dasar Sistem
Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen.m
  1. Persyaratan sistem informasi
SIM (sistem informasi manajemen) dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. Secara teori, komputer tidak harus digunakan didalam SIM, tetapi kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen komputer. Lebih lanjut, bahwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang didasarkan pada komputer (computer-based information processing).

SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi. SIM tergantung dari besar kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem informasi sebagai berikut :
1.         Sistem informasi akuntansi (accounting information system),menyediakan informasi dari transaksi keuangan.
2.         Sistem informasi pemasaran (marketing information system), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
3.         Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information system).
4.         Sistem informasi personalia (personnel information systems)
5.         Sistem informasi distribusi (distribution information systems)
6.         Sistem informasi pembelian (purchasing information systems)
7.         Sistem informasi kekayaan (treasury information systems)
8.         Sistem informasi analisis kredit (credit analiysis information systems)
9.         Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems)
10.     Sistem informasi teknik (engineering information systems)
  1. Tujuan sistem informasi
1.         Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
2.         Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
3.         Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).
  1. Model/corak sistem informasi
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem phisik (phisical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara phisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiranpemikiran  hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem phisik merupakan sistem yangsi ada secara phisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, system produksi dan lain sebagainya.stem abstrak (abstract system)



2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia
(human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi akuntansi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan computer yang berinteraksi dengan manusia.isik (phisical system)





3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatip tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifat terbuka dan terpengaruh oleh lingkunngan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatip tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis, terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.

Pada sistem terbuka ini, pengendalian persediaan barang ditangani oleh manusia. Dari hasil laporan yang dihasilkan komputer, dipilih satu persatu unit barang yang sudah lebih kecil atau sama dengan reoder point untuk dilakukan oleh pembelian. Bandingkan dengan sistem
yang secara relatip tertutup berikut ini.


  1. Pengelompokan informasi
Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh. Keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya disebut dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi system akan menghindari proses entropy tersebut yang disebut dengan negative entropy atau negentropy. Apakah sebenarnya informasi itu, sehingga sangat penting artinya bagi suatu sistem? Informasi dapat  didefenisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadiankejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian yang terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut dengan transaksi.

Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata (fact) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. Misalnya informasi “menabrak” merupakan informasi yang kurang jelas. Informasi ini hanya menerangkan suatu kejadian saja, yaitu menabrak. Kesatuan nyata, yaitu apa yang ditabrak, oleh siapa, dengan apa dan dimana tidak dijelaskan oleh informasi tersebut. Supaya informasi menjadi lebih berguna dan lebih mempunyai arti bagi penerimanya, seharusnya berbunya : “Ali mengendarai mobil dan menabrak tiang listrik di jalan kaliurang kilometer 5”.


Untuk keperluan pengambilan keputusan, maka faktur-faktur tersebut perlu diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu informasi. Beraneka ragam informasi dapat dihasilkan darinya, misalnya :
Informasi berupa laporan penjualan tiap-tiap salesman, berguna bagi manajemen untuk menetapkan besarnya komisi dan bonus.
Informasi berupa laporan penjualan tiap-tiap daerah, berguna bagi manajemen untuk pelaksanaan promosi dan pengiklanan.
Informasi berupa laporan penjualan tiap-tiap jenis barang, berguna bagi manajemen untuk mengevaluasi barang yang tidak atau kurang laku terjual. Dan lain sebagainya.

Telah disinggung bahwa data yang dilah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses yang tertentu. Misalnya data temperatur ruangan yang didapat adalah dalam satuan derajad fahrenheit dan data ini masih dalam bentuk yang kurang berarti bagi penerimanya yang terbiasa dengan satuan derajad celcius. Supaya dapat lebih berarti dan berguna dalam bentuk informasi, maka perlu diolah dengan melalui suatu model tertentu. Dalam hal ini dipergunakan model matematis yang berupa rumus konversi dari suatu derajad fahrenheit menjadi satuan derajad celcius.

Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut dengan siklus informasi (information cycle) atau ada yang menyebutnya dengan istilah siklus pengolahan data (data processing cycles).
E.       Manajemen berbasis data dan informasi
1.     Menghimpun data dan informasi
Pengumpulan Data dengan Metode Non Tes Untuk mendapatkan data/informasi yang dibutuhkan ada beberapa macam metode yang dapat digunakan antara lain sebagai berikut :
a.   Observasi
Observasi diartikan pengamatan dan pencatatan secara sistematik terhadap gejala yang tampak pada objek penelitian. Berikut alat dan cara melaksanakan observasi. Keunggulan metode ini adalah banyak gejala yang hanya dapat diselidiki dengan observasi, hasilnya lebih akurat dan sulit dibantah, banyak objek yang hanya bersedia diambil datanya hanya dengan observasi, misalnya terlalu sibuk dan kurang waktu untuk diwawancarai atau mengisi kuesioner, kejadian yang serempak dapat diamati dan dan dicatat serempak pula dengan memperbanyak observer, dan banyak kejadian yang dipandang kecil yang tidak dapat ditangkap oleh alat pengumpul data yang lain, yang ternyata sangat menentukan hasil penelitian.
Kelemahan metode ini adalah observasi tergantung pada kemampuan pengamatan dan mengingat, kelemahan-kelemahan observer dalam pencatatan, banyak kejadian dan keadaan objek yang sulit diobservasi, terutama yang menyangkut kehidupan peribadi yang sangat rahasia, dan oberservasi sering menjumpai observer yang bertingkah laku baik dan menyenangkan karena tahu bahwa ia sedang diobservasi.
Banyak gejala yang hanya dapat diamati dalam kondisi lingkungan tertentu, sehingga dapat terjadi gangguan yang menyebabkan observasi tidak dapat dilakukan. Berikut ini adalah alat dan cara melaksanakan observasi, yaitu:
1)    Catatan Anekdot (Anecdotal Record)
Alat untuk mencatat gejala-gejala khusus atau luar biasa menurut urutan kejadian, catatan dibuat segera setelah peristiwa terjadi. Pencatatan ini dilakukan terhadap bagaimana kejadiannya, bukan pendapat pencatat tentang kejadian tersebut.
2)    Catatan Berkala (Incidental Record)
Pencatatan berkala walaupun dilakukan berurutan menurut waktu munculnya suatu gejala tetapi tidak dilakukan terus menerus, melainkan pada waktu tertentu dan terbatas pula pada jangka waktu yang telah ditetapkan untuk tiap-tiap kali pengamatan.
3)    Daftar Chek (Check List)
Penataan data dilakukan dengan menggunakan sebuah daftar yang memuat nama observer dan jenis gejala yang diamati.


4)    Skala Penilaian (Rating Scale)
Pencatatan data dengan alat ini dilakukan seperti chek list. Perbedaannya terletak pada kategorisasi gejala yang dicatat. Dalam rating scale tidak hanya terdapat nama objek yang diobservasi dan gejala yang akan diselidiki akan tetapi tercantum kolom-kolom yang menunjukkan tingkatan atau jenjang setiap gejal tersebut.
5)    Peralatan Mekanis (Mechanical Device)
Pencatatan dengan alat ini tidak dilakukan pada saat observasi berlangsung, karena sebagian atau seluruh peristiwa direkan dengan alat elektronik sesuai dengan keperluan.

b.  Angket atau kuesioner (questionnaire)
Angket atau kuesioner merupakan suatu teknik pengumpulan data secara tidak langsung (peneliti tidak langsung bertanya jawab dengan responden). Instrumen atau alat pengumpulan datanya juga disebut angket berisi sejumlah pertnyaan-pertanyaan yang harus dijawab atau direspon oleh responden. Responden mempunyai kebiasaan untuk memberikan jawaban atau respon sesuai dengan presepsinya. Kuesioner merupakan metode penelitian yang harus dijawab responden untuk menyatakan pandangannya terhadap suatu persoalan. Sebaiknya pertanyaan dibuat dengan bahasa sederhana yang mudah dimengerti dan kalimat-kalimat pendek dengan maksud yang jelas.

Penggunaan kuesioner sebagai metode pengumpulan data terdapat beberapa keuntungan, diantaranya adalah pertanyaan yang akan diajukan pada responden dapat distandarkan, responden dapat menjawab kuesioner pada waktu luangnya, pertanyaan yang diajukan dapat dipikirkan terlebih dahulu sehingga jawabannya dapat dipercaya dibandingkan dengan jawaban secara lisan, serta pertanyaan yang diajukan akan lebih tepat dan seragam. Kuesioner dapat dibagi menjadi empat, yaitu:
1)    Kuesioner tertutup. Setiap pertanyaan telah disertai sejumlah pilihan jawaban. Responden hanya memilih jawaban yang paling sesuai.
2)    Kuesioner terbuka. Dimana tidak terdapat pilihan jawaban sehingga responden haru memformulasikan jawabannya sendiri.
3)    Kuesioner kombinasi terbuka dan tertutup. Dimana pertanyaan tertutup kemudian disusul dengan pertanyaan terbuka.
4)    Kuesioner semi terbuka. Pertanyaan yang jawabannya telah tersusun rapi, tetapi masih ada kemungkinan tambahan jawaban.

c.     Wawancara
Wawancara informasi merupakan salah satu metode pengumpulan data untuk memperoleh data dan informasi dari siswa secara lisan. Proses wawancara dilakukan dengan cara tatap muka secara langsung dengan siswa. Selama proses wawancara petugas bimbingan mengajukan pertanyaan, meminta penjelasan dan jawaban dari pertanyaan yang diberikan dan membuat catatan mengenai hal-hal yang diungkapkan kepadanya. Secara garis besar ada dua macam pedoman wawancara, yaitu:
1)    Pedoman wawasan tidak terstruktur, yaitu pedoman wawancara yang hanya memuat garis besar yang akan ditanyakan. Tentu saja kreativitas pewawancara sangat diperlukan, bahkan hasil wawancara dengan jenis pedoman ini lebih banyak tergantung dari pewawancara. Pewawancaralah sebagai pengemudi jawaban responden. Jenis interviu ini cocok untuk penilaian khusus.
2)    Pedoman wawancara terstruktur, yaitu pedoman wawancara yang disusun secara terperinci sehingga menyerupai check-list. Pewawancara tinggal membubuhkan tanda (check) pada nomor yang sesuai.
Pedoman wawancara yang banyak digunakan adalah bentuk “semi structured”. Dalam hal ini maka mula-mula interviewer menanyakan serentetan pertanyaan yang sudah terstruktur, kemudian satu per satu diperdalam dalam mengorek keterangan lebih lanjut. Dengan demikian jawaban yang diperoleh bisa meliputi semua variabel, dengan keterangan yang lengkap dan mendalam.
d.     Studi Dokumenter (documentary sudy)
Studi dokumenter merupakan merupakan suatu teknik pengumpulan data dengan menghimpun dan menganalisis dokumen-dokumen, baik dokumen tertulis,gambar maupun elektronik. Dokumen yang telah diperoleh kemudian dianalisis (diurai), dibandingkan dan dipadukan (sintesis) membentuk satu hasil kajian yang sistematis, padu dan utuh. Jadi studi dokumenter tidak sekedar mengumpulkan dan menuliskan atau melaporkan dalam bentuk kutipan-kutipan tentang sejumlah dokumuen yang dilaporkan dalam penelitian adalah hasil analisis terhadap dokumen-dokumen tersebut.
Metode dokumentasi, yaitu mencari data mengenai hal-hal atau variabel yang berupa catatan, transkrip, buku, surat kabar, majalah, prasasti, notulen rapat, lengger, agenda, dan sebagainya. Dibandingkan dengan metode lain, maka metode ini agak tidak begitu sulit, dalam arti apabila ada kekeliruan sumber datanya masih tetap, belum berubah. Dengan metode dokumentasi yang diamati bukan benda hidup tetapi benda mati. Dalam menggunakan metode dokumentasi ini peneliti memegang check-list untuk mencari variabel yang sudah ditentukan. Apabila terdapat/muncul variabel yang dicari, maka peneliti tinggal membubuhkan tanda check atau tally di tempat yang sesuai. Untuk mencatat hal-hal yang bersifat bebas atau belum ditentukan dalam daftar variabel peneliti dapat menggunakan kalimat bebas.
e.     Otobiografi
Otobiografi merupakan karangan yang dibuat oleh siswa mengenai riwayat hidupnya sampai pada saat sekarang. Riwayat hidup itu dapat mencakup keseluruhan hidupnya dimasa lamoau atau hanya beberapa aspek kehidupannya saja. Keunggulan metode ini adalah di samping menceritakan kejadian-kejadian dimasa lalu terungkap pula pikiran dan perasaan subjektif tentang kejadian tersebut, menolong Konselor memahami kehidupan batin siswa dan membantu siswa menyadari garis besar riwayat perkembangannya sampai sekarang, berunsur subjektifitas sehingga siswa menggambarkan dunia ini, dilihat dari sudut pandang sendiri (internal frame of reference). Sedangkan kelemahan metode ini adalah unsur subjektifitas juga menimbulkan kesulitan bagi interpretasi, karena siswa cenderung melebihkan-lebihkan kebaikan atau kelemahan sendiri dan menilai peranan orang lain secara berat sebelah dan memerlukan waktu yang lama,
f.    Sosiometri
Sosiometri merupakan suatu metode untuk memperoleh data tentang jaringan sosial dalam suatu kelompok, yang berukuran kecil antara 10-50 orang, data diambil berdasarkan preferensi pribadi antara anggota kelompok.
Keunggulan metode ini adalah mungkin kelebihan terbesar teknik sosiometri adalah teknik ini memberikan informasi obyektif mengenai fungsi-fungsi individu dalam kelompoknya, dimana informasi ini tidak dapat diperoleh dari sumber yang lain. Sedangkan kelemahan metode ini adalah perlu diketahui bahwa tes sosiometri, tidak memberikan jawaban yang pasti. Tes ini hanya bisa memberikan indikasi struktur social atau petunjuk bagi peneliti tentang individu pada periode tertentu, seluruh teori sosiometri atau postulatnya belum dites dan dikembangkan sampai pada tingkat yang tak tersangkal kebenarannya, dan siswa cenderung memilih bukan atas dasar pertimbangan dengan siapa dia akan paling berhasil dalam melakukan kegiatan (sosiogroup)melainkan atas dasar simpati dan antipati (psychogroup).