KAS KECIL

1.       Pengertian Kas kecil

Kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran rutin dalam jumlah relatif kecil, misalnya biaya konsumsi rapat, biaya fotokopi, biaya materei, membeli alat tulis dll, pengeluaran-pengeluaran tersebut tidak ekonomis apabila dibayar dengan cek.

Administrasi kas kecil biasanya dipegang oleh sekretaris atau dipegang oleh seorang karyawan yang ditunjuk untuk mengelola kas kecil pada sebuah divisi perusahaan. Setiap akhir periode pengelolaan administrasi kas kecil harus melaporkan perincian penggunaan dana kas kecil. Pengisian dana kas kecil dipenuhi oleh kas perusahaan.

Peralatan/perlengkapan yang harus dipersiapkan dalam mengelola dana kas kecil adalah:

1.       Satu unit komputer

2.       Satu unit printer

3.       Kalkulator meja/saku

4.       Steples

5.       Lemari arsip

6.       Kertas

7.       ATK

2.       Prosedur Pengelolaan Dana kas kecil

Pembentukan dana kas kecil dimulai dengan surat keputusan manajer keuangan mengenai sejumlah dana untuk mengisi kas kecil.  Pengeluaran dana kas kecil dimulai dengan Permintaan Pengeluaran dana Kas Kecil oleh pemakai yang ditujukan kepada pemegang dana kas kecil. Pemakai dana kas kecil bertanggung jawab dengan membuat pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil dalam formulir kas kecil yang dilampiri bukti-bukti pengeluarannya untuk sementara oleh pemegang dana kas kecil, Bukti-bukti tersebut disimpan, pada waktu kas kecil mulai menipis maka pemegang dana kas kecil mengisi formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil yang dilampiri buti-bukti pengeluaran tersebut.

Kegiatan pembentukan dana kas kecil menyangkut:

a.    Bagian Utang

Tugasnya sebagai berikut:

1.       Menerima surat keputusan mengenai pembentukan dana kas kecil dari manajer keuangan/pemimpin perusahaan

2.       Membuat bukti kas keluar 3 lembar, lembar 1 dan lembar ke-3 didistribusikan ke bagian kasir, lembar ke 2 diarsipkan.

3.       Membuat bukti kas keluar dalam register bukti kas keluar dengan jurnal

     Kas kecil                                                          Rp xxxxxx

                Kas keluar yang akan dibayar                                      Rp  xxxxxx

b.      Bagian Kasir

Tugasnya sbb:

1.       Menerima bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dari bagian utang

2.       Mengisi cek sejumlah uang yang tercantum dalam bukti kas keluar dan meminta tanda tangan dari yang berwenang atas cek tersebut.

3.       Membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar

4.       Mendistribusikan bukti kas keluar ke bagian utang dan menyerahkan cek

Ke bagian pemegang dana  kas kecil

c.    Pemegang dana kas kecil

Tugasnya sbb:

1.       Menerima cek dan bukti kas keluar dari bagian kas

2.       Menguangkan/mencairkan cek ke bank

3.       Menyimpan uang btunai yang diambil dari bank

4.       Menyimpan bukti kas keluar dan arsip menurut sistem tanggal

d.      Bagian jurnal dan buku besar

Tugasnya sbb:

1.       Menerima bukti kas keluar beserta surat keputusan tentang pembenyukan dana kas kecil dari bagian utang

2.       Mencatat bukti kas keluar dalam register cek dengan jurnal:

Bukti kas keluar yang akan dibayar                   Rp xxxxxxx

                        Kas                                                        Rp xxxxxx

3.    Mengarsipkan bukti kas keluar beserta keputusan tentang pembentukan dana kas kecil ke dalam arsip menurut nomor urut bukti kas keluar (paid voucher file)

Pertemuan kedua:

Mengidentifikasi Dana Kas kecil

   Saldo awal kas kecil adalah jumlah saldo kas kecil pada saat pembentukan atau jumlah saldo kas kecil setelah diisi kembali.

Apabila perusahaan menggunakan pengelolaan dana kas kecil dengan sistem dana tetap maka jumlah saldo kas kecil akan selalu sama  setiap periodenya, namun apabila  perusahaan mengelola dana kas kecil dengan menggunakan sistem dana berfluktuasi maka saldo awal pembentukan kas kecil setiap periodenya tidak akan sama.

  Dalam sistem dana berfluktuasi pengisian saldo kas kecil tidak berdasarkan jumlah uang tunai yang dikeluarkan sesuai dengan bukti pengeluaran kas kecil tetapi berdasarkan kebutuhan pengeluaran uang tunai yang diperkirakan oleh pemegang kas kecil.

Dokumen/Bukti Pemakaian  Kas Kecil

Setiap penggunaan kas kecil oleh pemakai kas kecil harus dapat dipertanggung jawabkan. Dokumen yang digunakan oleh setiap pemakai kas kecil untuk mempertanggungjawabkan penggunaan kas kecil disebut Bukti Pengeluaran Kas Kecil. Dokumen ini oleh pemakai kas kecil diserahkan kepada pemegang dana kas kecil. Bukti pengeluaran inilah yang nantinya akan digunakan sebagai dasar pengisian kembali dana kas kecil.

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam mengelola dana kas kecil adalah sebagai berikut:

1.       Bukti Pengeluaran Kas Kecil                                      

Dokumen ini sebagai bukti pengeluaran sejumlah uang tunai untuk keperluan tertentu dan dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil.

2.       Buku Kas kecil

Dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan saat pengisian kembali dana kas kecil.

3.       Permintaan Pengisian Kembali Kas kecil atau form pengajuan dana kas kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta pengisian kembali dana kas kecil

Butir soal

1.       Jelaskan apa yang dimaksud dengan kas kecil?

2.       Dalam mengelola dana kas kecil biasanya dipergunakan untuk keperluannya yang bagaimana?

3.       Jelaskan siapa yang memegang administrasi kas kecil?

4.       Kapan perincian penggunaan dana kas kecil harus dilaporkan?

5.       Darimanakah dana kas kecil diperoleh?

6.       Sebutkan peralatan/perlengkapan dalam mengelola dana kas kecil?

7.       Jelaskan kapan pembetukan dana kas kecil dimulai

8.       Jelaskan bagaimana tugas bagian utang dalam kegiatan pembentukan  dana kas kecil?

9.       Jelaskan bagaimana tugas bagian kasir dalam kegiatan pembentukan  dana kas kecil?

10.   Jelaskan bagaimana tugas bagian pemegang dana kas kecil dalam kegiatan pembentukan  dana      kas kecil?

 

DANA KAS KECIL

Pengelolaan dana kas kecil dilakukan dengan dua metode pencatatan yaitu sistem dana tetap (impress  fund system) dengan sistem dana tidak tetap (fluctuation fund system)

Perbedaan antara sistem dana tetap (impress  fund system) dengan sistem dana tidak tetap (fluctuation fund system) sbbPENCATATAN DALAM JURNAL UMUM

No.	sistem dana tetap (impress  fund system)	sistem dana tidak tetap (fluctuation fund system)
1. 2. 3. 4.	Saldo akun kas kecil selalu tetap Pengeluaran kas kecil selalu dicatat saat diisi kembali Buku kas kecil hanya berfungsi sebagai alat kontrol dan tidak dapat ipostingkan ke dalam buku besar Pengeluaran kas kecil yang sampai akhir periode belum dicatat perlu dibuat jurnal penyesuaiannya	Saldo akun kas kecil selalu berubah-ubah mengikuti pengeluaran dan penerimaan kas kecil Setiap pengeluaran kas kecil langsung dicatat dengan jurnal Buku kas kecil berfungsi sebagai jurnal dan menjadi dasaruntuk posting akun akun buku besar Pengeluaran kas kecil yang sampai akhir periode belum dicatat tidak perlu dibuat jurnal penyesuaiannya dan awal periode berikutnya dibuat jurnal penyesuaian sebab setiap pengeluaran langsung dicatat di jurnal

Pengelolaan kas kecil hanya mengadakan pencatatan kas kecil yang sifatnya intern untuk mengetahui saldo kas. Adapun pencatatan sistem dana tetap dalam jurnal umum yang dilakukan oleh pemegang kas besar yaitu:

nn No.	Keterangan	Jurnal
1 2. 3. 4. 5. 6. 7.	Pada waktu pembentukan dana kas kecil Pada saat pemegang kas kecil melakukan pembayaran Pada saat pemegang kas kecil menyerahkan bukti-bukti pengeluaran kepada pemegang kas besar untuk penggantian dana atau pengisian kembali dana kas kecil Dana kas kecil dianggap terlalu kecil dan perlu ditambah Dana kas kecil dianggap terlalu besar dan dikurangi jumlahnya Pada akhir periode, jika ada pengeluaran yang  belum dicatat maka harus dibuat jurnal penyesuaian Pada awal periode dibuat jurnal pembalik sebesar pengeluaran yang belum dicatat tadi agar saldo kas kecil kembali seperti sebelum diisi kembali	Kas kecil                        Rp. Xxxx         Kas                                  Rp. Xxxx Tidak dijurnal Berbagai akun yang  didebet                       Rp xxxxx              Kas                             Rp xxxxx           Kas kecil                      Rp xxxx         Kas                                  Rp   xxxx Kas                                 Rp xxxx       Kas kecil                            Rp xxxx Berbagai beban              Rp xxxx         Kas kecil                         Rp xxxx Kas kecil                          Rp xxxxx           Berbagai beban            Rp xxxxx

Pencatatan sistem dana tidak tetap dalam jurnal umum dapat dilakukan sbb:

No.	keterangan	Jurnal
1. 2. 3. 4.	Pada saat pembentukan kas kecil Pada saat pemegang dana kas kecil melakukan pembayaran beban-beban Pada saat menerima tambahan uang dari pemegang kas besar Pada waktu kas kecil diisi kembali	Kas kecil                        Rp xxxxx        Kas                                       Rp xxxxx Beban beban                Rp xxxxx        Kas                                       Rp xxxxx Kas kecil                         Rp  xxxxx         Kas                                          Rp xxxxx Kas kecil                         Rp xxxxx            Kas                                       Rp xxxxx

1.     Februari 1 PT Sejati membentuk dana kas kecil Rp. 600.000 dengan menarik cek sebesar Rp 600.000

Februari 14 pengeluaran kas kecil sampai dengan hari ini sebesar Rp 450.000,00 dengan rincian sbb:

Dibayar telepon                                                                        Rp   125.000,00

Dibayar listrik                                                                            Rp    96.000,00

Dibayar beban angkut penjualan                                              Rp    75.000,00

Dibeli perlengkapan kantor                                                       Rp    25.000,00

Dibayar langganan surat kabar dan majalah                            Rp    30.000,00

Dibayar beban rapat/pertemuan                                               Rp    99.000,00

Februari 15 dilakukan pengisian kas kecil sebesar                  Rp  450.000,00

Februari 16 dana kas kecil dianggap terlalu kecil sehingga perlu ditambah sebesar                                                                                       Rp  150.000,00

Februari 28 diadakan tutup buku dan ternyata pengeluaran sampai dengan tanggal tersebut yang belum dicatat sebesar Rp 225.000,00 yang terdiri atas:

-          Dibayar langganan surat kabar dan majalah                Rp   30.000,00

-          Dibayar biaya angkut penjualan                                    Rp   40.000,00

-          Dibayar beban pertemuan                                             Rp   62.000,00

-          Dibeli perlengkapan                                                       Rp  37.500,00

-          Dibayar beban air                                                           Rp  55.500,00

                                Buatlah jurnal selama bulan februari tersebut!