DASAR-DASAR KUNIKASI

Proses Komunikasi

Proses komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan dan dimaksudkan agar isi pesan yang dikirimkan itu sama dengan yang diterima oleh komunikan. Proses komunikasi melibatkan unsur-unsur diantaranya:

1. Pengirim Pesan/Sender (Komunikator), pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide untuk menyampaikan pesan kepada seseorang dengan harapan dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudnya.
2. Pesan adalah informasi yang disampaikan atau diekspresikan oleh pengirim pesan. Pesan dapat verbal atau nonverbal dan pesan akan efektif jika diorganisir secara baik dan jelas. Materi pesan dapat berupa:

a.       Informasi

b.      Ajakan

c.       Rencana kerja

d.      Pertanyaan, dsb.

3. Encoding pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya dapat dipahami oleh orang lain. Biasanya seseorang manajer menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan (tangan, muka, kepala, mata, dan bagaian lainnya). Tujuan penyampaian pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukan arah tertentu.
4. Media/Penghubung adalah alat untuk menyampaikan pesan seperti TV, radio, surat kabar, papan pengumuman, telepon, dan lainnya. Pemilihan media ini dapat dipengaruhi oleh isi pesan yang akan disampaikan, jumlah penerima pesan, situasi dan sebagainya.
5. Decoding setelah pesan diterima melalui indera (telinga, mata, seterusnya) maka si penerima pesan harus dapat mengartikan simbol/kode dari pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti dan dipahami.
6. Penerima pesan/receiver (komunikan), penerima pesan adalah orang yang menerima isyarat, simbol, pesan atau informasi dari pengirim pesan.
7. Tanggapan adalah serangkaian reaksi dari pihak penerima pesan atas pesan-pesan yang disampaikan kepadanya.
8. Umpan balik (feedback) adalah isyarat yang berupa respon/kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap si penerima pesan apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat atau belum.
9. Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi akan tetapi mempunyai pengaruh dalam proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir selalu ada yang mengganggu komunikasi. Gangguan adalah hal yang merintangi atau menghambat komunikasi sehingga penerima informasi salah menafsirkan pesan yang diterimanya.

Jenis-Jenis Media Komunikasi

Media komunikasi yang biasa digunakan dalam komunikasi adalah sebagai berikut:

1. Media komunikasi audio (pendengaran), yaitu alat komunikasi yang dapat ditangkap, didengar, dan dipahami oleh alat pendengaran, seperti telepon, radio, tape recorder dan lain-lain.
2. Media komunikasi visual (penglihatan), yaitu alat komunikasi yang ditangkap, dilihat, dan dipahami oleh indera atau alat penglihatan, contohnya: surat,buku, majalah dan lainnya.
3. Media komunikasi audio visual (pendengaran dan penglihatan), yaitu alat komunikasi yang dapat ditangkap, dilihat, didengar, dan dipahami melalui alat pendengaran dan penglihatan, seperti TV, VCD, DVD, Internet, dan sebagainya.

Jenis-Jenis Komunikasi

Komunikasi dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis, tergantung dari segi peninjauannya, diantaranya:

1.       Komunikasi menurut lawan bicara

1. Komunikasi pribadi, artinya komunikasi yang berlangsung antar pribadi satu lawan satu.
2. Komunikasi umum, artinya komunikasi yang berlangsung antara satu orang dengan banyak orang.

2.       Komunikasi menurut jumlah orang

1. Komunikasi intrapersonal (intrapersonal communication)

Proses komunikasi ini terjadi dalam diri individu (dengan diri sendiri) karena terjadinya pemberian makna pada objek.

2. Komunikasi interpersonal (interpersonal communication)

Proses komunikasi ini berlangsung antara 2 orang atau lebih secara tatap muka. Bentuk khusus dari komunikasi ini adalah diadik (dyadic communication). Komunikasi diadik memiliki ciri-ciri, pihak-pihak yang berkomunikasi berada dalam jarak dekat dan pihak pihak-pihak yang berkomunikasi mengirimkan serta menerima pesan secara spontan dan simultan. Komunikasi interpersonal sangat potensial untuk mempengaruhi dan membujuk orang lain.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam berkomunikasi secara perorangan atau individual, antara lain:

1)      Tentukan kondisi dan situasi yang tepat atau menyenangkan

2)      Ucapkan salam dan bicaralah dengan nada yang sopan, manis, menarik, jelas, dan mudah dimengerti

3)      Tentukan persoalan yang akan dibicarakan bersama

4)      Berbicaralah dengan diiringi gerak-gerik anggota tubuh yang tidak menimbulkan perasaan tidak enak.

5)      Sesuaikan diri sebaik mungkin dengan lawan bicara

6)      Setelah pembicaraan ucapkan terima kasih dan salam

3. Komunikasi kelompok

Adalah komunikasi yang dilakukan oleh sekumpulan orang yang mempunyai tujuan bersama, yang berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan bersama, mengenal satu sama lainnya, dan memandang mereka sebagai bagian dari kelompok tersebut. Misalnya keluarga, kelompok studi, dan lainnya.

4. Komunikasi kelompok kecil

Proses komunikasi ini berlangsung antara 3 orang atau lebih secara tatap muka dimana anggota-anggotanya saling berinteraksi satu sama lain. Tidak ada jumlah batasan anggota yang pasti, 2-3 orang atau 20-30 orang, tetapi tidak lebih dari 50 orang. Komunikasi kelompok kecil dengan sendirinya melibatkan pula komunikasi antar pribadi (interpersonal communication)

5. Komunikasi public (public communication)

Komunikasi public adalah proses komunikasi dimana pesan-pesan disampaikan oleh pembicara dalam situasi tatap muka di depan khalayak yang lebih besar dan tidak dikenali satu per satu. Kamunikasi ini disebut juga sebagai komunikasi kelompok besar (large group communication), komunikasi pidato, komunikasi retorika, dan public speaking. Komunikasi ini berlangsung secara lebih formal, dituntut persiapan pesan yang cermat, keberanian dan keahlian menghadapi sejumlah besar orang. Daya tarik fisik, keahlian, dan kejujuran pembicara dapat menentukan efektifitas penyampaian pesan.

Ciri-ciri komunikasi publik adalah sebagai berikut:

·         Satu pihak (pendengar) cenderung lebih pasif

·         Interaksi antara sumber dan penerima terbatas.

·         Umpan balik yang diberikan terbatas

·         Dilakukan di tempat umum, seperti di kelas, auditorium, dan tempat ibadah

·         Dihadiri oleh sejumlah besar orang

·         Bertujuan untuk memberikan penerangan, menghibur, memberikan kehormatan, dan membujuk.

6. Komunikasi organisasi (organization communication)

Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu organisasi, bersifat formal dan informal dan berlangsung dalam jaringan komunikasi yang lebih besar daripada komunikasi kelompok. Komunikasi ini melibatkan komunikasi diadik, komunikasi antar pribadi, dan komunikasi publik.

7. Komunikasi massa (mass communication)

Komunikasi massa adalah komunikasi yang menggunakan media massa, baik cetak (surat kabar, majalah) atau elektronik (radio, televisi, dan internet) yang dikelola oleh suatu lembaga yang diujukan kepada sejumlah besar orang yang tersebar di banyak tempat, anonim, dan heterogen. Karena komunikasi berjalan cepat maka pesan yang disampaikan kepada khalayak silih berganti tanpa selisih waktu. Komunikasi antarpribadi, komunikasi kelompok, dan komunikasi organisasi berlangsung juga dalam proses untuk mempersiapkan pesan yang akan disampaikan media massa ini.

Ciri-ciri media komunikasi massa adalah sebagai berikut:

·         Sifat pesan terbuka

·         Khalayak variatif baik dari segi usia, agama, suku, pekerjaan maupun dari segi kebutuhan

·         Sumber dan penerima dihubungkan oleh saluran yang diproses secara mekanik

·         Sumber merupakan suatu lembaga atau institusi

·         Komunikasi berlangsung satu arah

·         Umpan balik lambat, tertunda, dan sangat terbatas. Dengan kemajuan teknologi, saat ini masalah tersebut sudah lebih dapat teratasi.

·         Sifat penyebaran pesan yang berlangsung cepat dan serempak serta luas mampu mengatasi jarak dan waktu. Komunikasi ini dapat bertahan lama apabila didokumentasikan.

·         Dari segi ekonomi biaya untuk memproduksi komunikasi massa cukup mahal dan memerlukan dukungan tenaga kerja yang relatif banyak untuk mengolahnya.

3.       Komunikasi menurut cara penyampaian

1. Komunikasi lisan, adalah komunikasi yang cara penyampaiannya dilakukan secara langsung seperti berdebat, berdialog, wawancara.
2. Komunikasi tertulis, adalah komunikasi yang disampaikannya dalam bentuk:

-          Gambar atau peta, yang digunakan untuk menyampaikan berita atau pesan yang tidak dapat dilukiskan dengan kata-kata atau kalimat.

-          Surat, yang digunakan untuk menyampaikan pesan yang sifanya rahasia, singkat dan penting.

-          Blanko, yang digunakan untuk pengiriman berita atau pesan yang sifanya banyak atau kompleks.

-         

4.       Komunikasi menurut proses

1. Komunikasi langsung, yaitu komunikasi yang disampaikan secara tatap muka.
2. Komunikasi tidak langsung, yaitu komunikasi yang dipisahkan oleh jarak. Jadi harus melalui media tertentu.

5.       Komunikasi menurut perilaku

1. Komunikasi formal, yaitu komunikasi secara lisan atau tertulis yang memuat informasi atau berita yang memiliki sanksi resmi.

Ciri-ciri komunikasi formal adalah sebagai berikut:

1)      Urutan pembicaraan ditentukan oleh protokol

2)      Tempat dan waktu pelaksanaan telah ditentukan

3)      Kesempatan berbicara diatur oleh protokol secara bergiliran

4)      Objek pembicaraannya tentang masalah organisasi

5)      Setiap peserta yang mengemukakan pendapat harus menghormati hierarki organisasi

6)      Setiap peserta harus menghormati hasil keputusan organisasi walaupun tidak sependapat

7)      Menggunakan bahasa yang jelas, sopan dan mudah dipahami

8)      Adanya notula dan kesimpulan hasil pertemuan

2. Komunikasi Informal, yaitu komunikasi lisan atau tertulis yang berlangsung secara tidak resmi.
3. Komunikasi nonformal, yaitu komunikasi lisan atau tertulis yang berlangsung secara bebas dan tidak resmi.

Ciri-ciri komunikasi nonformal adalah sebagai berikut:

1)      Urutan pembicaraan tidak diatur oleh protokol

2)      Tempat dan waktu pelaksanaan tidak ditentukan

3)      Kesempatan bicara bebas

4)      Objek pembicaraan bebas, tidak terikat ketentuan organisasi

5)      Tidak ada hierarki tertentu

6)      Tidak ada keterikatan antara hasil pembicaraan organisasi

7)      Pembicaraan cenderung menggunakan bahasa yang bebas

8)      Tidak ada notula dan kesimpulan rapat

6.       Komunikasi menurut ruang lingkup

1. Komunikasi internal, yaitu komunikasi yang berlangsung dalam suatu kelompok, lembaga, institusi, perusahaan, atau organisasi.
2. Komunikasi eksternal, yaitu komunikasi yang berlangsung antara pihak organisasi dan pihak masyarakat umum.

Teknik Berkomunikasi

Dunia semakin cepat berubah, dalam dua dasawarsa terakhir perkembangan teknologi sudah demikian pesatnya. Dan dampaknya menyentuh segala aspek kehidupan manusia. Salah satu hal yang berkembang sangat pesan dan menjadi pemicu dari semua perkembangan yang ada adalah komunikasi. Dalam perkembangan terakhir dunia informasi menjadi semakin penting dalam segala aspek kehidupan, maka komunikasi pun pada akhirnya tidak dapat ditawar lagi dan menjadi bagian yang sangat penting dalam melengkapi kehidupan manusia. Metode, fasilitas, dan perangkatnya pun sudah berkembang maju, sedemikian modernnya sehingga sekarang dunia seakan tidak ada batas lagi, manusia dapat berhubungan satu sama lain dengan begitu mudah dan cepatnya.

Komunikasi adalah sebuah proses interaksi untuk berhubungan sari satu pihak ke pihak lainnya, yang pada awalnya berlangsung sangat sederhana dimulai dengan sejumlah ide-ide yang abstrak atau pikiran dalam otak seseorang untuk mencari data atau menyampaikan informasi yang kemudian dikemas menjadi sebentuk pesan untuk kemudian disampaikan secara langsung maupun tidak langsung menggunakan bahasa berbentuk kode visual, kode suara, atau kode tulisan.

Selain sebagai individu, manusia adalah mahluk sosial. Hidup dan bekerja tidak bisa dilakukan secara sendiri-sendiri. Semuanya dilakukan dengan cara berinteraksi dan bekerja sama dengan orang lain. Untuk berinteraksi dan bekerja sama dengan efektif dan efisien, dibutuhkan lebih dari komunikasi biasa yaitu komunikasi yang efektif dan efisien.

Komunikasi yang efektif dan efisien adalah komunikasi yang melibakan unsur-unsur komunikasi didalam penyusunannya dengan mengurangi noise/distorsi atau gangguan seminimal mungkin. Individu yang sukses berinteraksi dan bekerjasama adalah individu yang sukses sebagai komunikator.  Individu yang sukses sebagai komunikator adalah individu yang pola dan cara berkomunikasinya efisien dan efektif. Individu yang efisien dan efektif dalam berkomunikasi adalah individu yang seluruh elemen komunikasinya berfungsi dengan efektif dan efisien.

Teknik-teknik komunikasi yang efektif di dalam perusahaan, di antaranya:

1.       Prinsip motivasi

Prinsip motivasi adalah prinsip memberi dorongan untuk membangkitkan minat berkomunikasi seseorang, kelompok, dan masyarakat umumnya.

2.       Prinsip perhatian

Prinsip perhatian adalah pemusatan pikiran pada satu masalah atau objek tertentu agar para karyawan mau memperhatikan dengan baik dalam cara berkomunikasi

3.       Prinsip keinderaan

Komunikasi akan lebih efektif dan mudah ditangkap serta dimengerti jika pimpinan perusahaan berkomunikasi dengan menggunakan alat-alat bantu atau alat peraga. Misalnya OHP, film, tape recorder, slide projector

4.       Prinsip pengertian

Prinsip ini menghendaki adanya hal-hal yang mudah dimengerti, mudah dihafal, atau mudah tertanam di dalam pikiran seseorang

5.       Prinsip ulangan

Prinsip ulangan menghendaki hal-hal yang perlu diulang-ulang, agar permasalahan mudah dipahami dan mudah diingat

6.       Prinsip kegunaan

Prinsip komunikasi ini membicarakan hal-hal yang banyak kegunaannya atau manfaat, baik untuk kepentingan perusahaan maupun untuk kepentingan karyawan.