Kamis, 28 Oktober 2010

MENANGANI SURAT (MAIL HANDLING)

Surat Masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.
Surat Keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.

Kerugian-kerugian bila surat tidak ditangani dengan baik :
1.       Surat dan informasinya bisa hilang
2.       Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata
3.       Surat sulit ditemukan jika dicari, karena letaknya tidak disusun dengan teratur

Manfaat dari adanya penanganan surat :
1.       Surat akan tercatat dengan baik
2.       Prosedur penanganan surat jelass
3.       Surat akan tersimpan baik, sehingga mudah untuk ditemukan
4.       Rahasia akan terjaga
Pola Penanganan Surat :
                Pola Sentralisasi merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat.
                Pola Desentralisasi   dilakukan disetiap bagian dari unit  yang ada pada kantor

                Perlengkapan Penanganan surat  masuk:
           
1.       Baki Surat (Tray)
2.       Buku Agenda Surat masuk
3.       Lembar Pengantar Surat Masuk, Lembar Pengantar Surat Rahasia
4.       Secreaties Desk File
5.       Alat tulis
6.       Kertas dan Amplop
7.       Alat Pembuka Surat
8.       Stempel
9.       Formulir Tanda Terima/ Buku Ekspedisi Intern dan Ekstern
10.   Lembar Disposisi

Butir Soal :

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan benar !

1.       Sebutkan pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar !
2.       Identifikasikan/sebutkan kerugian-kerugian bila suarat tidak ditangani !
3.       Identifikasikan/sebutkan manfaat penanganan surat !
4.       Jelaskan pola penanganan surat yang kamu ketahui !
5.       Identifikasikan/ sebutkan perlengkapan penanganan surat !


Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda adalah sebaagi berikut : 
1.Penerimaan Surat :
  - Mengumpulkan dan menghitung surat masuk
  - Meneliti ketepatan alamat

                        2.Penyortiran Surat :
   - Memisahkan surat ke dalam surat dinas (biasa, penting,rahasia) maupun surat   
     pribadi

                       3.Pencatatan surat
    - Membaca surat (dinas, biasa, penting)
                            - Memeriksa lampiran-lampiran
                            - Membubuhkan Sampel Agenda
                            - Mencatat surat dalam Buku agenda Surat Masuk

                        4.Pengarahan Surat
                         
                           Menentukan pejabat mana yang harus menangani surat, dengan menyertakan   
                           lembar disposisi (untuk mencatat instruksi pimpinan)
               
                Pengurusan Surat Masuk sistem Kartu Kendali
1.       Prosedur Pengurusan Surat Masuk Penting
a.       Penerimaan surat
b.      Pencatatan surat
c.       Pengarahan atau pengendalian surat
d.      Penyampaian surat ke unit pengolah
e.      Penyimpanan atau penataan arsip

2.       Prosedur Pengurusan Surat Masuk Biasa
a.       Surat-surat masuk dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar  pengantar surat biasa rangkap 2
b.      Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan kepada unit pengolah bersama lembar pengantarnya
c.       Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.

3.       Pengurusan Surat Masuk Rahasia
a.       Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat
b.      Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat
c.       Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah
d.      Pimpinan unit memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2
e.      Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip


          Prosedur Pengurusan Surat Keluar Sistem Buku Agenda
1.   Pembuatan Konsep
Dilakukan oleh pimpinan yang menandatangani surat pada lembaran konsep surat
Dilakukan jika konsep surat dibuat oleh sekretaris/asisten
2.   Persetujuan konsep
                  Pimpinan memberikan persetujuan dengan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep
3.  Pencatatan Surat
Konsep dicatat dalam Buku Agenda Verbal untuk mendapatkan nomor surat
4.   Pengetikan konsep surat
Diketik dengan tembusannya
5.   Pemeriksaan Pengetikan
6.   Penandatanganan Surat
Dilakukan oleh pejabat yang berwenang dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang

7.   Pemberian Cap Dinas
Dibubuhkan di sebelah kiri menyinggung sedikit tanda tangan, harus tegak

8.   Melipat Surat
Surat yang asli dilipat dimasukkan dalam sampul

9.   Penyampulan Surat
Surat yang telah dilipat dimasukkan dalam sampul
Smpul diberi nomor dan diberi cap di sebelah kiri bawah

10. Pengiriman Surat
Surat yang dikirim langsung ke alamat, dan ke kantor pos dicatat di Buku Ekspedisi Ekstern

11. Penyimpanan Surat
                        Tembusan surat disimpan sebagai arsip sesuai dengan sistem penyimpanan (sistem abjad,  
                        subjek, tanggal, wilayah, dan

Surat-surat yang telah diproses diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang
menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku Ekspedisi

Buku Ekspedisi ada dua macam, yaitu :
1.       Buku Ekspedisi Intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri
2.       Buku Ekspedisi Ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan sendiri


No
Tanggal
Kirim
Tanggal dan
No. Surat
Perihal
Ditujukan
kepada
Nama
Penerima
Tanda Rangan









Keuntungan dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail (surat elektronik), antara lain sebagai berikut :
1.       Informasi lebih cepat diterima oleh orang yang dituju
2.       Biaya relatif lebih murah dibandingkan melalui kurir atau pos
3.       Umpan balik (feedback) dapat dilaksanakan secara langsung sehingga cepat menerima balasan
4.       Dapat mengirimkan gambar-gambar atau foto dalam bentuk tiga dimensi sehingga lebih menarik
5.       Dokumen bisa langsung disimpan dalam bentuk soft copy
Kelemahan dari kegiatan surat menyurat liwat e-mail, antara lain sebagai berikut :
1.       Hanya bisa diakses oleh orang yang mempunyai fasilitas internet
2.        Hanya bisa diakses oleh orang yang mengerti fasilitas internet
3.        Dalam keadaan tertentu (jaringan sibuk) proses mengakses menjadi lambat
4.       Dokumen  dapat hilang atau rusak terkena virus
5.       Ketergantungan pada alat (komputer dan jaringan internet) sangat tinggi
Pengelolaan dan Pengiriman Surat melalui E-mail :
1.       Masuk ke dalam situs yahoo sehingga akan terdapat pilihan , yaitu : Mail, Messenger, Puzzles, dan lain-lain
2.       Pilihlah  Mail, dengan cara meng-klik pilihan Mail
3.       Isikan Yahoo ! ID dan Password, yang sudah ada saat Anda membuat e-mail dengan menggunakan yahoo
4.       Pilihlah menu sesuai kebutuhan seperti :
-          Inbox, berisikan surat elektronik dari orang lain yang masuk ke dalam alamat  e-mail Anda
-          Draft, informasi tentang e-mail yang telah Anda buat tapi masih dalam bentuk rencana (draf) dedan belum dikirim ke e-mail orang lain
-          Sent, e-mail Anda telah dikirim ke e-mail orang lain
-          Spam, informasi mengenai e-mail yang masuk ke e-mail anda dalam bentuk spam (informasi yang tidak dikenal) bisa berisi virus, trojan atau worm yang sengaja dikirim orang secara acak
-          Trash, informasi tentang penelusuran dari e-mail yang yang telah Anda kirim atau e-mail yang pernah masuk
Juga terdapat beberapa tab menu sebagai berikut :
a.       Delete, digunakan untuk menghapus e-mail yang sudah lama, tidak dipergunakan lagi/e-mail yang tidak jelas asal- usulnya
b.      Reply, digunakan bila ingin membalas e-mail yang masuk, baik secara perseorangan maupun kelompok
c.       Forward, digunakan bila ingin meneruskan kiriman e-mail yang masuk ke e-mail orang lain
d.      Spam, digunakan untuk memberitahukan tentang e-mail yang masuk dalam bentuk spam/e-mail kemungkinan ditumpangi virus
e.      Move, digunakan untuk memindahkan e-mail tertentu ke dalam folder tertentu
f.        Print, digunakan jika ingin mencetak isi dari e-mail
g.       More Action,  digunakan jika ingin melakukan perintah lain dari e-mail dari berbagai kondisi
h.      View, digunakan untuk melihat secara lengkap e-mail yang sedang dibaca
Cara membuat dan mengirim e-mail dengan menggunakan fasilitas yang ada pada yahoo :
a.         E-mail Message, digunakan juka ingin mengetikkan sebuah e-mail (compose)
b.         Chat, digunakan jika ingin menggunakan fasilitas chatting dengan menggunakan yahoo seperti chatting dengan menggunakan Yahoo massenger (YM)
c.          Text Message (SMS), digunakan jika ingin menggunakan fasilitas dalam bentuk SMS (Short Message Service) layaknya telepon genggam
Saat akan menggetikkan sebuah e-mail, pilih Email Message lalu segera menggetikkan e-mail dalam text editor yang disediakan. Juga terdapar beberapa hal, seperti :
a.       To, digunakan untuk mengetikkan alamat e-mail yang dituju
b.      CC (Copy Carbon), digunkan untuk menggetikan alamat e-mail alternatif
c.       BCC (Blank Copy carbon), sama seperti CC, tetapi tidak ditampilkan di e-mail yang akan dikirimkan
d.      Subject, digunakan untuk membuat judul yang berisi maksud isi e-mail secara global agar si penerima e-mail memahami dan mengerti e-mail yang diterimanya.
Menu yang menjadi fasilitas di menu New Message,  yaitu :
a.       Send, digunakan untuk mengirim e-mail yang telah selesai diketik
b.      Attach, digunakan untuk menyertakan data/informasi dalam bentuk file word, exel, power point, program, image (gambar) ataupun zip file dengan kapasitas memori yang telah ditentukan
c.       Save Draft, digunakan untuk menyimpan hasil pengetikan e-mail sementara sebelum dikirimkan, maksudnya jika ada pengeditan yang akan dilakukan kemudian
d.      Spelling, digunakan untuk memberikan tanda baca tertentu pada e-mail yang diketik dengan maksud memudahkan pengertian bagi si penerima e-mail
e.       Cancel, digunakan untuk membatalkan segala proses yang kita lakukan.

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan benar !
1.       Sebutkan keuntungan mengirimkan surat/dokumrn melalui e-mail !
2.       Sebutkan kelemahan mengirimkan surat/dokumrn melalui e-mail !
3.       Tulislah langkah-langkah membuka e-mail !
4.       Tulislah langkah-langkah mengirim e-mail !
5.       Tulislah langkah-langkah melihat e-mail yang diterima !

 

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar