Pengertian Dasar Surat


               Secara umum surat adalah  alat untuk enyampaikansuatu maksud secara tertulis. Dalam pengertian sehari-hari surat dalah informasi tertulis yang dapat dijadikan alat komunikasi tertulis yang dibuat  dengan persyaratan tertentu yang sekaligus menjadi ciri surat dengan keterangan tertulis lainnya adalah dalam hal berikut :
1.Penggunaan kertas
2.Penggunaan model atau bentuk
3.Penggunaan kode atau Notasi
4.Penggunaan bahasa yang khas
5.pencantuman tanda tangan


               Dari uraian yang diatas dapatlah kita ketahui bahwa fungsi surat  yang utama adalah sebagai alat komunikasi tulis.Karena tertulis , maka akan muncul fungsi-fungsi yang lain diantaranya :

       1.Tanda bukti tertulis
2.Alat pengingat berlaku
3.Pedoman untuk bertindak
4.Keterangan keamanan
5.Duta/wakil organisasi
6.Dokumentasi hitam di atas put

 Peng olongan surat 

1. Menurut wujudnya

a. Surat tidak bersampul

     . Kertas pos
. Warkat pos                            
. teleks   

       . faximili
. Memo dan nota

b. surat bersampul

        yaitu surat yang mengunakan amplop

2. Pengolongan surat  menurut pemakaiannya

      a. Surat pribadi

           1. surat pribadi yang bersifat prive

            2. surat pribadi yang bersifat resmi

       b. Surat pemerintah

       c. Surat bisnisd. Surat sosial 

3. Pengolongan surat menurut banyak sasaran yang dituju

a.Surat biasa

b.Surat edaran ( di tujukan kepada khalayak )

4. Pengolongan surat menurut isi dan maksudnya

 a. Surat informatif
b. Surat perintah
c. Surat permohonan
d. Surat larangan

5. Pengolongan surat menurut keamanan

a.Surat biasa

b.Surat konfidensial

6. Pengolongan menurut tingkat kepentingan

a. Surat rahasia. 

b. Surat biasa

c.  Surat segera

d.Surat kilat  

7. Pengolongan surat menurut dines pos 

       a.Surat biasa

       b.Surat kilat

        c.Surat kilat tercatat

Perlengkapan dan teknik pembuatan surat

      1.  Lipatan Kertas
Melipat kertas merupakan seni perkembangan berkorespondensi.Lipatan asal jadi sering menyulitkan penerima surat.Dibawah ini tertera bermacam” lipatan surat sebagai berikut  :
1.Lipatan model baron
2.Lipatan baku rendah
3.Lipatan akordion rendah
4.Lipatan ganda sejajar
5.Lipatan tunggal
6.Lipatan model Prancis

        2. Bentuk Surat

Yang dimaksud dengan bentuk surat adalah pola  atau

patron. Penempatan bagian-bagian surat pada posisi tertentu

akan membentuk model atau variasi bentuk style yang 

tertentu pula.Ada 3 bagian variasi bentuk surat yaitu :


1. Variasi Bentuk Resmi
  a.Bentuk Resmi Indonesia  Lama ( Offcial Style )
  b.Bentuk Resmi Indonesia Baru ( New Offcial
      Style )

2. Variasi Bentuk Lurus

     a. Bentuk Lurus Penuh ( Fuul Block Style   b.

      b. Bentuk Lurus ( Block Style )c.

      c. Bentuk Setengah Lurus ( Semi Block Style )

3. Variasi Bentuk Bertakuk

   a. Bentuk Bertakuk ( Idented Style 

   b. Bentuk alinea menggantung ( Hanging  Paragraf )

              Bentuk Surat Resmi Indonesia Lama

          Bentuk resmi Indonesia ( lama ) memiliki penempatan bagian-bagin surat yang khas. Bentuk surat berperihal dipakai oleh instansi pemerintah dan masyarakat umum.

   Tiga serangkai yang terdiri atas  nomor,lampiran,danperihal tempatnya dipojok kiri atas sudah tradisi awal penulisan bagian surat bentuk resmi lama.Tanggal surat ditempatkan di sebelahkanan atas.

                           Alamat tujuan letaknya dibawah tanggal dan baris pertamanya sejajar dengan bans pertama perihal.Cara penulisan alinea masuk lima hentakan ketik.
     Hal lain yang cukup khas adalah penulisan  nama kota dan alamt tujun masuk lima hentakan dari baris sebelumnya.Nama organisasi yang mengeluarkan surat,nama jabatan,nama penanda tangan dan NIP ditulis centering.

        Bentuk Surat Resmi Indonesia Baru

               Bentuk resmi Indonesia baru ini tidak jauh berbeda dengan bentuk resmi Indonesia lama.Pada bentuk ini penulisan notasi tiga serangkai : nomor,lampiran,dan hal tetap pada posisinya,yaitu disbelah kiri atas.Demikian pila tanggal,tetap ditempatkan disebalah kanan atas.

               Posisi alamat tujuan pada bentuk ini tidak samadengan bentuk resmi lama.Alamat tujuan letaknya di sebelah kiri atas,turun beberapa spasi dari isi perihal.Pengetikan nama kota tidak masuk lima hentakan dari awal baris di atasnya.
                   Perbedaan yang lain terletak pada penulisan salam penutup,nama organisasi yang mengeluarkan surat,Rangkaian penulisan bagian surat itu tidak ditulis centering,melainkan ditulis secara block.
                 Bentuk ini sekarang sangat digemari oleh para Koresponden terutama pada instansi pemerintah.

              Bentuk Surat Lurus Penuh

                Surat  bentuk   lurus   penuh          dapat diketik dengan cepat danmudah. Penulisan semua bagian surat         diawali dari argin kiri.

            Bentuk lurus  penuh ini  paling banyak digunakan oleh perusahaan karena pembuatannya lebih gampang dan tidak menyita waktu.Jika volume pekerjaan pada kantor anda sangat tinggi,lebih-lebih jika anda terburu-buru.bentuk inilah yang paling cocok dipakai.

           Kelemahan bentuk surat lurus penuh ini terletak pada penempatan bagian surat yang berat ke kiri sehingga kurang indah dipandang.Tetapi,kelemahan ini menjadi halangan bagi pengguaan bentuk ini,asal tidak untuk surat yang bertujuan promosi.

     

       Bentuk Surat Lurus

                Bentuk lurus ini memiliki penempatan bagian surat yang cukup berimbang.Tanggal,salam penutup,nama penanda tangan,dan jabatan pananda tangan ditempatkan di bagian kanan surat.Untuk penulisan bagian suratyang lainnya yaitu nomor,alamat  tujuan,salam pembuka,lampiran dan tembusan dimulai dari margin kiri.

              Penulisan awal alenia dimulai dari margin kiri.Ini sangat membantu para pengetik dalam melakukan tugas pengetikan surat.Namun,harus diakui bahwa penampilan alinea ini agak kurang menarik jika dibandingkan dengan alinea pada bentuk setengah lurus.
      Bentuk lurus banyak dipakai di kalangan instansi swasta mengingat cara penulisannya yang praktis mangabaikan segi keindahan.

       Bentuk Surat Bertaku

       Secara keseluruhan bentuk surat bertakuk dan membentuk surat setengah luruh tidak jauh berbeda, perbedaannya    erletak   pada  cara  penulisan alamt tujuan.

                   Penulisan alamat tujuan yang bergerigi inilah yang disbut      bertakuk.penulisan baris pertama alamat tujuan dimulaidari margin kiri.Awal baris kedua dimulai setelah masuk lima hentakan dari awal baris pertama.

                      Awal baris ketiga dimulai setelah masuk lima hentakan dari awal baris kedua dan seterusnya.     Tampaknya memebuat suarat dengan bentuk ini agak sedikit menyita waktu.Hal ini yang menjadikan surat bentuk bertakuk tidak populer di kalangan koresponden,terlebih wiraswastawan.

             Bentuk Alinea Menggantung

                 Sesuai denagn namanya,alinea pada model ini   memang menggantung.Pada model lain awal   alinea   dimulai dari margin kiri atau masuk lima hentakan   ketik,pada model ini hanya pada awal alinea yang   dimulai dari margin kiri,sedangkan  masuk lima   hentakan ketikdari margin kiri.

                            Keunikan ini yang menjadikan bentuk alinea   menggantung dipakai hanya pada surat-  surattentu aja. Bahkan dapatdikatakan namoir   tidak pernan dipergunakan para koresponden   karean   berkesan melawan tradisi yang ada.          

                            Untuk penempatan bagian surat lainnya seperti   nomor,tanggal dan alamat tujuan pada bentuk surat   Ini sama dengan bentuk surat berperihal,kecuali   bentuk surat lurus penuh.